advertentie

Should I stay or should I go?

| Hero Abdulla | Personeel

Oorzaken en preventie van personeelsverloop

Een gedreven en gemotiveerde medewerker  die de afgelopen periode een negatieve instelling heeft ontwikkeld en ineens een 8 tot 5 mentaliteit heeft gekregen. Je snapt er niks van. Was dit altijd al zo? Of nog erger, de gewaardeerde medewerker die als donderslag bij heldere hemel zijn ontslag indient. Vervelende situaties die we niet aan hebben zien komen en waar we ineens mee geconfronteerd worden. In dit artikel lees je meer over verloop, mogelijke oorzaken en hoe je dit preventief tegen kunt gaan.

De voorbeelden die ik noem gebeuren vaak niet ineens. Heb je als werkgever of manager de signalen niet opgepikt of genegeerd? Spelen deze signalen al langere tijd? Had je deze signalen wél kunnen horen en zien als je oprecht naar de medewerkers geluisterd had? Terechte vragen.

Het zou goed kunnen zijn dat het team al veel eerder op de hoogte was en de signalen overduidelijk vindt, maar je onvoldoende hierop zien reageren. Een gevoel kan ontstaan bij de medewerkers dat het managementteam er nonchalant in staat en in de overtuiging is dat zij als medewerkers makkelijk te vervangen zijn.

Het vinden van goede en gedreven medewerkers is één ding, maar het binden en behouden van medewerkers is een ander verhaal. Beiden zijn niet zo makkelijk en kosten inspanning. Het is natuurlijk van groot belang om tijd en energie te stoppen in het vinden van geschikte personen, maar hoe weet je ze vervolgens aan boord te houden?

Verloop

Concrete cijfers over verloop binnen tandartspraktijken zijn er niet. Praktijken staan niet te springen om dit te delen met de buitenwereld. Wel zien en horen we steeds vaker via-via, op sociale media of via berichten van recruiters dat (ervaren) medewerkers op zoek zijn naar een nieuwe baan. Lang openstaande vacatures laten zien dat het niet makkelijk is om snel een geschikte kandidaat te vinden. 

Dat de cijfers niet bekend zijn betekent nog niet dat het verloop niet berekend kan worden. Gezien de kosten die verloop met zich mee brengt is het belangrijk hier inzicht in te hebben. Denk hierbij aan kosten zoals het extra inzetten van medewerkers, afhandelen van administratie, vacatures maken en uitzetten, sollicitatiegesprekken en het inwerken van nieuwe medewerkers. Het grootste verlies bij verloop zit in het menselijk kapitaal zoals kennis, competenties en ervaring. Dit komt tot uiting in kwantificeerbare variabelen zoals productiviteit, capaciteit en omzet die niet meer beschikbaar zijn. In sommige gevallen kunnen bepaalde taken zelfs stil komen te liggen. 

Het berekenen van personeelsverloop doe je door het aantal uitgestroomde medewerkers te delen door het totaalaantal medewerkers, inclusief de vertrokken medewerkers.

Als je wilt dat de praktijk goed loopt en de patiënten positief zijn, dan is investeren in je medewerkers van groot belang. Weten wat er speelt en waar ze tegenaan lopen. Op deze manier kun je onvrede in een vroeg stadium al tackelen. Als (direct) leidinggevende ben je verantwoordelijk voor de medewerkers. Jouw gedrag zorgt ervoor dat het gedrag van de medewerkers leidt tot de resultaten die jij graag wilt zien.   

Soorten verloop

Verloop is een natuurlijk proces binnen organisaties. Gewenst verloop kan een gezonde werking hebben doordat de starheid en tunnelvisie afzwakt, een onvoldoende presterende medewerker de organisatie verlaat en omdat nieuwe medewerkers ook nieuwe inzichten kunnen bieden. Verloop kan dus gezond zijn, mits dit niet te hoog is, te onverwacht is en er relatief weinig unieke competenties, kennis en ervaring verloren gaat. Anders wordt dit ongewenst verloop. Dit heeft negatieve gevolgen voor de praktijk en is een grote kostenpost. Daarnaast heb je (tijdelijk) een tekort aan medewerkers dat leidt tot een hoge werkdruk voor zowel de andere medewerkers als voor het managementteam en het risico van demotivatie, ziekteverzuim en dergelijke bij andere medewerkers. Door deze druk kan het managementteam geneigd zijn om snel de eerst beste sollicitant aan te nemen, wat niet altijd de beste keuze is.

Door het tekort aan bekwaam personeel, schaarste onder behandelaars en de grote concurrentie is het, zeker nu, voor een praktijk van groot belang om personeel te behouden. Als praktijk streef je naar minimalisering van verloop en bevorder je waar mogelijk de instroom. 

Waar kan ik beginnen?

Helaas is het niet altijd te vermijden dat medewerkers weggaan. Breng duidelijk in kaart wat de verloopcijfers zijn en maak hier onderscheid tussen gewenst en ongewenst verloop. Probeer middels een exitgesprek precies in kaart te brengen waarom iemand weggaat en wat eventuele concurrenten bieden. Medewerkers die weg gaan zijn vaak open en eerlijk over wat de oorzaak is en wat de praktijk zou kunnen doen om deze dingen te veranderen. Dit zijn concrete dingen waar je direct al mee aan de slag kunt.

Andere belangrijke zaken die kunnen voorkomen dat je de juiste mensen kwijtraakt:

1. Beleid personeelszaken formuleren en uitvoeren

Om de juiste medewerkers aan te nemen en te behouden, is het van groot belang een praktisch en passend personeelsbeleid te hebben. Dit begint met het in kaart brengen van de doelstellingen van de praktijk. Deze kunnen te maken hebben met de productiviteit, kostenreductie, groei, specialisaties, nieuwe technieken, soort en/of aantal nieuwe patiënten en de te behalen omzet. Wat wil je als praktijk bereiken? De medewerkers zijn de belangrijkste middelen om deze doelen te kunnen bereiken. Wat zijn de verschillende functies, werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden? Welke kennis, vaardigheden en competenties zijn er beschikbaar en welke zijn er nodig om de gestelde doelen te realiseren? Stel op basis hiervan per functie een competentieprofiel op zodat men weet wat er van hem/haar wordt verwacht.

2. Werk aan je werving & selectie

Het behouden van medewerkers begint in eerste instantie al met het aannemen van de geschikte persoon. Maak voor je vacature een functieprofiel en breng de nodige competenties goed in kaart. Weet wat voor cultuur er heerst binnen de praktijk. Hierdoor weet je precies wat je zoekt en wie er wel of niet binnen de praktijk zou passen. Beslissingen die onder druk genomen worden om snel een bepaalde functie te vervullen, kunnen ervoor zorgen dat de verkeerde persoon aangenomen wordt. Verwachtingen zijn onduidelijk waardoor dit op termijn een garantie is voor een ontevreden medewerker en/of werkgever. Zorg dat in je personeelsbeleid de functies en competenties duidelijk in kaart hebt en ken de sterktes en zwaktes van alle medewerkers, zodat je sneller en effectiever kan schakelen bij vertrek. Het maken van een keuze wordt hiermee vergemakkelijkt en daar kun je op lange termijn de vruchten van plukken.   

3. Respectvolle relaties

Het hebben en bouwen aan respectvolle relaties met je medewerkers is het allerbelangrijkst. Je hoeft absoluut geen beste vrienden met elkaar te worden, maar waardeer en respecteer elkaar. Als werkgever heb je hier een voorbeeldfunctie in. Spreek verwachtingen duidelijk uit voor elke functie. Wees open en duidelijk in de communicatie en betrek de medewerker(s) in besluitvormingen die voor hen van invloed zijn. Zorg voor een positieve en professionele omgeving waar sociale veiligheid en vertrouwen op 1 staan. 

4. Arbeidvoorwaarden & ontwikkelmogelijkheden

Bied mogelijkheden om kennis vergaren en over te dragen. Luister en kijk waar de behoeftes liggen. Welke mogelijkheden biedt de praktijk voor verdere persoonlijke of zakelijke ontwikkeling? En zijn er behalve ‘omhooggaan’ in functie, andere dingen waarin ze zich kunnen bijscholen en die een toegevoegde waarde voor de praktijk kunnen hebben. Breng samen in kaart waar de wensen liggen en wat de mogelijkheden zijn voor deze persoon binnen de praktijk. Weet wat de talenten zijn (personeelsbeleid) en investeer in de talenten. Zodat je de medewerkers de dingen kunt laten doen waar ze aanleg voor hebben en energie van krijgen.

5. Waardering

Medewerkers hebben aanmoediging en erkenning nodig voor hetgeen ze doen. Dit betekent niet dat je dagelijks complimentjes uit moet delen over werkzaamheden. Maar bijvoorbeeld wel wanneer iemand overwerkt, extra komt werken, even bijspringt voor collega’s of een nieuw idee heeft. Dit zijn namelijk geen dingen die vanzelfsprekend zijn en zo moeten ze ook niet gezien worden. Je creëert zo een positieve werksfeer waar men zich gerespecteerd, erkend, gewild en gemotiveerd voelt. Dit kost je niks!

6. Open communicatie

Interne communicatie is één van de belangrijkste factoren voor het falen of slagen van een bedrijf.

Communicatie maakt het namelijk mogelijk om met elkaar samen te kunnen werken. Een heldere communicatiestrategie, geven en ontvangen van feedback en gebruikmaken van de juiste communicatiekanalen, waarbij persoonlijke communicatie niet uit het oog verloren mag worden, zorgen voor meer duidelijkheid en houvast. Dit telt alleen wanneer zowel de medewerkers als het managementteam dit nakomen. Een verbeterde interne communicatie heeft positief effect op absentie, verloop, motivatie, betrokkenheid en betere prestaties van de medewerkers. Dit zorgt uiteindelijk voor meer productiviteit en het (nog) beter functioneren van de praktijk.

7. Tevredenheidsonderzoeken

Meten is weten! Zorg dat je regelmatig een werknemerstevredenheidsonderzoek doet. Doe dit eens per jaar, of eens per twee jaar zodat je weet wat er speelt en tijdig kunt ingrijpen. Uit patiënttevredenheidsonderzoeken kun je ook veel halen. Wees transparant met de resultaten en doe er iets mee richting de medewerkers en/of de patiënten anders kan het tegen je werken.

Deze tips zijn alleen effectief als je er ook echt wat mee gaat doen. Het weten van de resultaten maakt namelijk nog niet dat er iets gaat veranderen. Wanneer je dit op orde hebt ben je als praktijk beter voorbereid en kan je makkelijker schakelen. Het levert je meer tevreden medewerkers op die plezier hebben in hun werk, gemotiveerd zijn, minder ziek zijn, werk doen dat ze leuk vinden (op basis van hun competenties), blijven hangen en je ambassadeurs worden. Deze medewerkers kunnen dan ook voor nieuwe medewerkers uit hun netwerk zorgen! Werk eraan en blijf eraan werken, dit is een constant proces.

WEBDESIGN LEVIN DEN BOER | LDB PRODUCTION | COPYRIGHT © DENTISTA | 2019