advertentie

Zo houd je balans in je werk

Wat is je planning vandaag?

| Caroline Cuppens | Management

Een praktijkmanager kan geen agenda plannen zoals die van een tandarts. Van minuut tot minuut, duidelijk afgebakend wat er moet gebeuren en geen tussendoortjes van telefoontjes, binnenlopend personeel of leveranciers die naar je vragen. Of kan dat wel? In dit stuk leg ik uit hoe je stapsgewijs tot een (realistische) planning kan komen, benoem voordelen en laat zien hoe je balans kan houden.

Stap 1: Wie doet wat?

Voordat je je planning kunt maken, is het belangrijk dat de taken zijn verdeeld. Een functieomschrijving is hierbij een leidraad. Denk daarbij aan specifieke taken als contractonderhandelingen, de aanschaf van nieuwe apparatuur, beheer over de dagomzet. Overleg met de eigenaar of taken helder verdeeld zijn. Ook moet worden gekeken of het huidige takenpakket voor elk personeelslid wel reëel is. Vraag jezelf kritisch af of de taken die elk personeelslid heeft, binnen de gegeven werkuren gedaan kunnen worden. Vaak zie ik dat de managers het leeuwendeel van de taken op zich nemen, terwijl dit meestal niet de efficiëntste verdeling is. Naast het opstellen van een duidelijk, doch realistisch takenpakket is het belangrijk om als team te weten wat de doelen van de praktijk zijn, zowel op lange als korte termijn.

Stap 2: Lijst maken en prioriteiten stellen

Als de doelen duidelijk zijn en je een goed takenpakket op tafel hebt liggen, ga je de taken verzamelen en op prioriteit sorteren. Ga hierbij als volgt te werk: zet op een post-it één taak die je nog moet doen. Doe dit totdat alle taken, zowel grote als kleine, op post-its staan. Hierdoor maak je het voor jezelf duidelijker wat er nog allemaal moet gebeuren en maak je je hoofd leeg, het ontlast je brein.

Leg alle post-its op een stapel. Bij iedere taak stel je drie vragen (op basis van de Eisenhower-methode).

 Vraag 1: Moet IK het doen?

O Nee: dan delegeren aan de juiste persoon. Schrijf zijn/haar initialen erop en leg deze voor nu opzij.

O Ja: naar vraag 2.

Vraag 2: Moet IK het ECHT doen?

Folders nakijken, voorraad bestellen, reparaties opvolgen… Allemaal taken die jou veel tijd kosten, tijd die je ook aan iets had kunnen besteden dat alleen jij kan. Elk teamlid een verantwoordelijkheid geven zorgt voor een samenhang, een groepsbijdrage, een teamgevoel. Houd de afkorting TEAM (Together Each Achieves More) voor ogen en kijk kritisch naar welke taken jij echt op je kan nemen.

O Nee: dan delegeren aan de juiste persoon. Schrijf zijn/haar initialen erop en leg deze voor nu opzij.

O Ja: naar vraag 3.

Vraag 3: Moet ik het NU doen?

O Nee: De post-it in volgorde van belangrijkheid plakken. Is deze taak belangrijker of dringender dan..? 

O Ja: taken die maximaal twee minuten duren doe je meteen. Bij spoed en taken die langer in beslag zullen nemen, ga je terug naar vraag twee. Als je weer uitkomt bij stap drie, doe het dan zelf en check of je planning niet in gedrang komt. Bijvoorbeeld een assistent valt uit en je wordt gevraagd in te vallen.

 Na de oefening met de post-its heb je de methode van vragen stellen geoefend. Vanaf nu zet je je taken in een (digitale) lijst. Dit kan in je mail, Evernote, ToDo van Microsoft, Notes, of GooglePlay ToDo-lijst. Zorg dat je één systeem hebt wat je consequent toepast.

Geregeld zie ik ‘olifanten’ als taak staan, gehele projecten zoals een nieuwe website. Zet babystapjes en begin bijvoorbeeld met het plannen van een vergadering om te achterhalen wat de eigenaar ervan verwacht, of start een marktonderzoek naar de regionale websites van tandartsen.

Als de praktijkeigenaar vraagt “Wat is je planning vandaag?”, kan je hem/haar je lijst laten zien en jouw prioriteiten bespreken. Prioriteiten zijn voor iedereen anders. Ik adviseer om je eigen prioriteiten aan te houden, gecombineerd met een wekelijks overleg met de eigenaar. Voor het personeel zijn onder andere planning, salariswijzigingen en vakantie uren verwerken een prioriteit, terwijl jij het zelf belangrijker vindt om bijvoorbeeld het slot van de voordeur te laten repareren. Durf te steunen op je intuïtie, eigen inzicht en competenties. 

Nog steeds een te grote lijst met taken? Vaardigheden zoals nee-zeggen, delegeren, feedback geven, de bal terug spelen zijn hierbij sleutels tot verandering. Zoek een buddy in je team die je helpt om te veranderen. Een gedragsverandering duurt gemiddeld 66 bewuste dagen met vallen en opstaan. Soms is een verandering van overtuiging, normen of waarden een hulpbron. Stel je hebt de overtuiging “De ander doet het toch niet goed”, dan zal waarschijnlijk delegeren een energie slurpende opdracht voor je zijn. Middels psychologische hulp, of een coach kan je je eigen energie anders laten stromen.

Stap 3: Indelen agenda van de praktijkmanager

Begin met een vast schema per dag. Volgens de Pomodoro-techniek blijkt dat de mens zich optimaal kan concentreren in een tijdspanne van 25 minuten. Plan dus niet je taken in, maar plan blokken van 25 minuten in en doe je taken in de prioriteitsvolgorde. Na zo’n blok is het een must om 3 tot 5 minuten rust in te plannen om een rondje te lopen, drinken te halen, iets op te ruimen, of iets te overleggen. Zo kun je daarna weer 25 minuten met optimale focus aan het werk. Ook kun je je beter focussen wanneer al je notificaties uit staan. Zo voorkom je dat je tussendoor toch nog even je e-mails gaat checken.

Met bovenstaande tips kan jouw planning er als volgt uitzien:

08.30u kopje koffie, post, mail, checkmoment, calamiteiten (grijze kleur)

09.00u 3x 25’ FOCUS aan (paarse kleur) met 5’, rondlopen, iets checken. 

10.30u kopje koffie, post, mail, checkmoment, onvoorziene klusjes, spoed

11.00u 3x 25’ FOCUS aan NIET STOREN (fuchsia kleur) met 5’, rondlopen, iets checken. 

12.30u Pauze en overlegtijd

14.00u 3x 25’ FOCUS aan (paarse kleur) met 5’ drinken halen, rondlopen, iets checken. 

15.30u 30’ checkmoment

16.00u afronden, prioriteiten volgende dag stellen

In kleurcoderingen geeft dit de planning zoals aangegeven in de afbeelding hiernaast. Zo’n vast schema maakt jou productiever. Een manager moet vaak nog iets checken, overleggen bij collega’s, een telefoontje plegen, klusje opknappen, brandje blussen. Dit kan in de grijze blokken. In deze blokken doe je de werkzaamheden die niet op een post-it komen zoals gesprekken met leveranciers en ander kort overleg. Dit is ook het moment dat je gedelegeerde taken checkt en eventueel korte feedback geeft.

De tijdvakken met de paarse kleur zijn taken die je op volgorde van prioriteit gaat aanpakken. De dag van tevoren kies je drie van je gestelde prioriteiten. Deze noteer ikzelf op mijn notitieblok. Wegstrepen als de taak gedaan is geeft namelijk een shot van dopamine! In het Duits is dit het woord Entlistungsfreude. Zorg wel dat je nog bereikbaar bent, mocht bijvoorbeeld een leverancier bellen of een assistent binnenkomen. Verlies jezelf echter niet in deze kleine zaken en focus op de prioriteiten.

Zaken waarbij je echt niet gestoord mag worden, staan ingepland in een fuchsia kleur. Soms is het noodzakelijk om zo’n moment in te plannen om grote, belangrijke zaken goed en efficiënt te kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan zaken als personeelsplanning, salarisadministratie, declareren en klachtafhandeling. Als het op de praktijk te druk is, kan thuiswerken ook een optie zijn. In het laatste grijze blok van de voorbeeldplanning rond je nog klusjes af die niet op je prioriteit stonden. Ook schrijf je de drie prioriteiten voor de volgende dag op. 

Zet wekelijkse taken zoals overleg met de praktijkeigenaar in een terugkerende afspraak. Plan hiervoor 10 minuten extra in om een verslag te schrijven en het laatst ondertekende verslag te sorteren. Meteen je verslag typen tijdens de vergadering werkt het efficiëntst en een vast agendapunt kan het doornemen van je taken en prioriteiten zijn. 

Op de laatste middag van je week kan je CleanDesk inplannen; een afrondingsmoment van de week waardoor je ‘leeg’ het weekend ingaat. Ook de maandelijkse taken zoals salarisveranderingen doorgeven, cadeaus voor verjaardagen of het checken van de foldervoorraad zet je in de agenda. Plan ook je jaarlijkse taken in. Hierbij kun je denken aan zaken als onderhoud apparatuur, contracten opzeggen, voorraad tellen, kerstpakketten regelen of sfeer wachtkamer veranderen. Zet dingen die voorbereiding vereisen, zoals evaluatiegesprekken, vergaderingen en teambuildingactiviteiten, in je agenda met een herinnering van twee weken ervoor. 

Voordelen van een agenda met een planning

  • Het gaat er nu niet meer om dát je het af hebt, maar dat je je tijd zo optimaal (met de meeste focus) mogelijk hebt benut 
  • Je bent meer bereikbaar voor je team omdat je bewust naar hen toe gaat of rondloopt
  • Je werkt sneller en efficiënter
  • Je maakt minder fouten, zeker als je je werk nog eens controleert voordat je het afrondt
  • Je omgeving weet dat ze je in het blok niet storen, je met rust moeten laten

Voordelen van je planning delen

Het kan lonen om je planning te delen. Er zijn altijd gedienstige, meedenkende collega’s. Door te vertellen aan de ander wat je doet, waar je tegenaan loopt of waar je mee bezig bent, gaat de ander onbewust meedenken over mogelijke oplossingen of vindt hij/zij het misschien leuk om de taak van je over te nemen. Hierdoor ontstaat makkelijker synergie, een team-gevoel, onderling vertrouwen, erkenning. Door de blokken uit te leggen wordt het duidelijker voor collega’s wanneer ze je wel en niet kunnen storen, omdat ze nu inzicht hebben in je planning. 

Balans houden

Hoe ervaren je ook bent, bij elke verandering moet je opnieuw sturen naar je balans. Dit is compleet normaal. Neem ook de tijd om die balans te vinden. Eerst zaaien voordat je kan oogsten. Balans vraagt inzicht in je eigen takenpakket en hoe lang jij met die taken bezet bent. Het eerder beschreven stappenplan volgen kan je al een heel eind op weg helpen. Kom je toch in tijdsnood? Ga dan eens meekijken bij collega-managers, waarschijnlijk gebruiken ze efficiëntere software of werken ze met een snellere leverancier. 

advertentie

Praktijkzaken

Caroline Cuppens

Praktijkmanager en mede-eigenaar bij T.X. de Jong Tandzorg in Amersfoort en docent bij Dental Best Practice.

WEBDESIGN LEVIN DEN BOER | LDB PRODUCTION | COPYRIGHT © DENTISTA | 2019