advertentie

Zo start je!

Succesvolle meerkamerplanning

| Lies van Wegen | Management

Werken op een meerkamerplanning wordt sinds de jaren 90 toegepast in de Nederlandse mondzorgpraktijk na introductie van het teamconcept. Nu bekend als het PDI-businessmodel. De kern van dit concept is om met meer kamers op efficiënte wijze hoogwaardige tandheelkundige zorg te leveren met veel aandacht voor de patiënten. Tegelijkertijd kunnen hierdoor meer patiënten worden geholpen. Daarbij gaat het team met veel plezier naar de praktijk en vindt meer dan genoeg uitdaging in het uitvoeren van de werkzaamheden. Door optimaal te werken met een meerkamerplanning creëer je een financieel gezonde praktijk en is er ruimte om te investeren in nieuwe apparatuur. Naast het team ervaart de manager of tandartseigenaar ook rust en stabiliteit. 

In veel praktijken zien we echter dat er wel op meerdere kamers wordt gewerkt, maar dat de hierboven genoemde voordelen niet behaald worden. Vaak is er sprake van een éénkamerplanning uitgevoerd op meerdere kamers door één tandarts. Voor een succesvolle meerkamerplanning zijn de volgende zaken van belang om uit te voeren. 

1. Zorg voor goede blokplanning

Herkenbaar dat het lastig is om op korte termijn ruimte te vinden in de agenda voor langere afspraken zoals uitgebreid kroon- en brugwerk of een endo? Zonder een goede blokplanning heeft een meerkamerplanning geen kans van slagen. Afspraken kunnen dan namelijk op elk moment van de dag worden ingepland. Dit zorgt voor werkdagen zonder afwisseling voor tandarts en weinig ruimte voor langere behandelafspraken op korte termijn. Hiernaast kan er geen ‘flow’ ontstaan tussen de meerdere behandelkamers. Bij een consistente blokplanning wordt de zogenaamde productietijd van de tandarts geregeld waardoor je controle krijgt over de werkdag. Dit heeft direct omzet-genererende mogelijkheden voor de praktijk maar bovenal zorgt het voor meer voldoening voor de tandarts en zijn ondersteunend team. 

2. Variatie

Van een ‘saaie’ werkdag zonder afwisseling in behandelingen wordt niemand vrolijk. Een gehele ochtend vullingen leggen of alleen maar periodieke mondonderzoeken (pmo) uitvoeren geeft een tandarts over het algemeen weinig voldoening. Ook voor de assistenten is dit een weinig uitdagende werkdag. Variatie is daarom een belangrijk onderdeel in een goede planning. Bij het opzetten van de blokplanning zorg je dan ook voor variatie in de dag, waardoor een dag bestaat uit behandelingen van verschillende lengtes en een afwisseling is tussen onder andere vullingen, pmo’s, extracties en endo’s. Bovenal is er ook ruimte om meer reconstructieve tandheelkunde in te plannen. Door variatie verandert de saaie werkdag met routinematig vullen naar een uitdagende dag vol afwisseling voor zowel tandarts als assistent. 

3. Optimaal inzetten van de tandarts

Na het creëren van een goede meerkamerblokplanning met variatie is het zaak om het team optimaal in te zetten. Elk teamlid heeft zijn eigen persoonlijke vaardigheden en door hier gebruik van te maken verhoog je de efficiëntie en effectiviteit. Een belangrijk uitgangspunt hierin is dat de tandarts alleen de tandheelkundige werkzaamheden uitvoert. Denk hierbij aan het uitvoeren van de extractie, vullingen en endo. Het klaarzetten en opruimen van de kamer, het ophalen van de patiënt uit de wachtkamer, het informeren naar de gezondheid of het maken van een vervolgafspraak zijn werkzaamheden die ook door een anders teamlid kunnen worden gedaan. Door het optimaal inzetten van de persoonlijke vaardigheden van de tandarts kan deze een grote bijdrage leveren aan het welzijn van de praktijk. De persoonlijke vaardigheden krijgen een economische waarde. Bij het opzetten van de gevarieerde blokplanning zet je hierop in.

4. Taakdelegatie, meer plezier voor het gehele team

Door de komst van de Wet BIG is het werken met taakdelegatie niet meer weg te denken uit de mondzorgpraktijk. Maar veel praktijken maken hier onvoldoende gebruik van. Wanneer je gaat werken met een meerkamerplanning is taakdelegatie key. Dit houdt in dat de taken die dat tandarts kan delegeren ook gedelegeerd worden. Houd weer in de gaten dat de tandarts enkel de werkzaamheden uitvoert die alleen hij of zij kan doen. Door taken te delegeren aan andere teamleden als de assistent, preventie-assistent en mondhygiënist breng je meer uitdaging aan in meerdere functies. En hiermee meer afwisseling en werkplezier. 

5. Werkprocessen

Om efficiënt en effectief te kunnen werken is het van belang om werkprocessen te stroomlijnen en op elkaar af te stemmen. Naast een goede blokplanning, waarbij de tandarts taken delegeert, betekent dit ook het vereenvoudigen en standaardiseren van werkprocessen. Denk hierbij aan het automatiseren van de administratie en de bestellingen of het werken met voorbereide werktrays per behandeling. Door deze aanpassingen wordt er veel efficiëntie voordeel bereikt en gaat geen onnodige tijd verloren aan het misgrijpen en vervolgens zoeken naar materialen. 

6. Rust door gedeeld management

Met het creëren van een gevarieerde meerkamerblokplanning, waarbij gewerkt wordt met een hoge mate van taakdelegatie en het standaardiseren van werkprocessen, groeit de capaciteit van de praktijk. Er kunnen meer patiënten worden voorzien van goede zorg en het rendement groeit.  

Vaak wordt gedacht dat door werken met een meerkamerplanning de werkdruk nog meer toeneemt. Niet is echter minder waar. Dit komt doordat taken en verantwoordelijkheden goed verdeeld worden, oftewel gedeeld management. De receptie is verantwoordelijk voor de blokplanning en de assistentes voor de behandelprocessen. Doordat niet iedereen overal verantwoordelijk voor is, maar iedereen voor een onderdeel wordt er rust en stabiliteit gecreëerd.

Sturen op de resultaten

Na het implementeren van de bovenstaande middelen, waarbij gewerkt wordt met een gevarieerde, consistente meerkamerblokplanning en optimaal gebruik wordt gemaakt van de vaardigheden van het gehele team, is het mogelijk te sturen op de resultaten. De resultaten zijn geen verrassing meer wanneer deze aan het eind van het jaar worden gepresenteerd met de jaarrekening. Met een meerkamerplanning zie je namelijk vandaag wat er niet goed gaat en stuur je morgen bij naar het juiste resultaat. Deze sturing geeft controle over het rendement, de kwaliteit van zorg en het werkplezier van het gehele team!

advertentie

Praktijkzaken

Lies van Wegen

Lies van Wegen, practice delevelopment institute. www.pdi.nl. Zelfstandig geregistreerd mondhygiënist, manager en docent bij Dental Best Practice.

WEBDESIGN LEVIN DEN BOER | LDB PRODUCTION | COPYRIGHT © DENTISTA | 2019