advertentie

9 tips voor goed voorraadbeheer

| Mark Schimmel | Management

Ook jouw praktijk doet aan een vorm van voorraadbeheer. Echter de mate waarin je je voorraad en de hieruit voortvloeiende data volgt, verschilt per praktijk. Voor een kleine praktijk is dit waarschijnlijk prima zelf te doen, maar zodra je een wat grotere praktijk hebt merk je ongetwijfeld dat het lastiger wordt om ‘lean’ te blijven werken.

1. Data is macht

Als je besluit de stap te zetten naar voorraadbeheer kenmerkt dit zich door het volgen van je voorraad-data. Deze data biedt namelijk waardevolle informatie waarmee je slimme, goed onderbouwde beslissingen kunt nemen en altijd kunt verantwoorden waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Hoe volgt je deze data? De meest gebruikelijke manieren zijn:

  • Handmatig met potlood en papier, met gebruik van vooraf geprinte voorraad-sheets;
  • Op een computer, met Excel of een ander spreadsheet programma; of
  • Voorraadbeheer software, dat de voorraad automatisch bijhoudt, online

2. Borg continuïteit personeel

Stel minimaal één, maar het liefst twee personen aan die verantwoordelijk zijn voor je inkoop. Samen kunnen zij ervoor zorgen dat de materialen altijd aanwezig zijn. Is er iets besteld, maar niet geleverd dan kan degene die de materialen uitpakt gelijk actie ondernemen. Bovendien is er bij een eventuele afwezigheid (ziekte of verlof) altijd iemand die precies op de hoogte is van de juiste manier van bestellen. 

3. Voorbereiding is het halve werk

Een veelvoorkomende situatie is het rennen van de assistent naar de voorraadkamer omdat de servetten (of bonding) in de behandelkamer op zijn, waarbij ze in alle haast vergeet dit op te schrijven. Dit werkt misgrijpen in de hand, maar kan voorkomen worden door met elkaar af te spreken wanneer de kamers aangevuld dienen te worden. Kies er bijvoorbeeld voor om de behandelkamers aan het einde van de ochtend en middag aan te vullen met een vastgestelde lijst van producten. Deze lijst moet voldoende zijn om het hele dagdeel door te komen. Hiermee maak je de taak belangrijk en voorkom je onnodig lopen naar de voorraadkamer.

4. Basisvoorraad aanleggen

Definieer je belangrijkste producten en leg hiervan een basisvoorraad aan. Als je weet welke producten je op jaarbasis gebruikt kan je hier ook naar handelen. Heb je geen grote voorraadruimte of wil je niet teveel voorraad hebben, reken dan om naar maand of week. Gebruik je ongeveer 50 dozen servetten per jaar dan weet je dat je altijd minimaal vier dozen op de plank moet hebben liggen voor de komende maand, of één voor de komende week. Zorg uiteraard wel voor een veiligheidsmarge en rond de minimale voorraad naar boven af. 

5. Plan tijd in voor de besteller

Mijn advies is om dit wel te doen, omdat je op die manier het belang ervan aangeeft voor de praktijk. Zorg wel dat het geen dagtaak wordt.

6. Georganiseerde ruimte

Elke praktijk is anders, maar het kan zeer waardevol zijn om een kast of kamer in te richten voor je voorraad en hier elk product een eigen plek te geven. Het grote voordeel hiervan is dat producten niet meer achter, op, of bij elkaar liggen wat het overzicht ten goede komt. 

7. Richt je voorraadbeheer onafhankelijk in

Regelmatig kom ik in praktijken goed werkende systemen tegen die jammer genoeg maar met één leverancier kunnen werken. Nadeel hiervan is dat je niet flexibel bent om elders te bestellen wanneer de leverancier een product niet op voorraad heeft of materialen qua prijs enorm afwijken. Besluit je wel ergens anders te bestellen dan zal je processen en aanverwante rapportages moeten omgooien. Dat levert vervolgens frustratie op omdat je dan verschillende excelbestanden aan elkaar moet knopen om overzicht te krijgen.  

8. Besparen met een voorraadbeheersysteem

Er wordt vaak gedacht dat een voorraadbeheersysteem niet samengaat met goed inkopen. Het tegendeel is waar, omdat je door de verzamelde informatie goed voorbereid kan onderhandelen met leveranciers en weet waar je over praat. 

Onderhandelen wordt vaak als een beladen onderwerp gezien, dus soms is het fijner om jaarafspraken te maken. Eén keer per jaar bespreek je de meest belangrijke producten (top 20 procent) en maak je hierover een jaarafspraak. Deze 20 procent vertegenwoordigt namelijk 80 procent van je totale waarde aan inkoop. Dit kan je doen met je vaste leverancier, maar uiteraard ook met 1 of 2 andere leveranciers. En reken maar dat jouw praktijk ertoe doet. Je zult zien dat je op een nette manier prima afspraken kunt maken zonder daar veel tijd aan kwijt te zijn. En de winnende leverancier is ook blij want je beloont hem met weer een jaar zaken doen. 

9. Scannen

De keuze hiervoor verschilt per praktijk. Het daadwerkelijk volledig automatiseren van je inkoopproces met voorraadbeheer betekent dat je elk product tegen de huidige waarde zal moeten opvoeren in je systeem en afboeken middels een scansysteem. Dit geeft zeer betrouwbare informatie, maar brengt wel discipline met zich mee. Elk product dient gescand en ook weer geboekt te worden. Als dit niet consequent gedaan wordt zal je informatie ook niet betrouwbaar zijn en is de kans op misgrijpen zelfs groter. 

Goede alternatieven zijn zogeheten hybride oplossingen als een kanban-kaarten-scan-systeem, of het bestellen met een handscanner waarbij direct een boodschappenlijst gemaakt wordt. De informatie is niet zo betrouwbaar als met een 100% voorraadbeheer systeem, maar het gebruiksgemak verbetert wel enorm.

advertentie

Praktijkzaken

Mark Schimmel, sales director Dentalcloud

WEBDESIGN LEVIN DEN BOER | LDB PRODUCTION | COPYRIGHT © DENTISTA | 2019