advertentie

Praktijkmanagement

Aanpassing van het paroprotocol

| Dentista Magazine | Praktijkmanager

Vanaf januari 2021 adviseert de NVvP om voor parodontale screening gebruik te maken van PPS in plaats van DPSI. Die overgang heeft consequenties voor de manier waarop we werken in de praktijk en vraagt om aanpassing van het paroprotocol. Typisch een taak voor de praktijkmanager. Maar welke stappen zet je, wie betrek je daarbij en hoe communiceer je dit naar het team?

Laten we beginnen met de noodzaak van protocollen. Inmiddels zullen alle praktijken hier wel mee werken. Het is immers noodzakelijk voor de certificering van je praktijk, maar geeft ook aan wie welke rol vervult binnen het team. Zo kun je patiënten gemakkelijk indelen bij de juiste behandelaar. Het zorgt voor helderheid van taken en voorkomt verkeerde afspraken en daaruit voortvloeiende (onnodige) kosten voor zowel patiënt als praktijk.

Nu ook jouw praktijk de overstap moet maken van DPSI (Dutch Periodontal Screening Index) naar PPS (Periodieke Parodontale Screening), is het goed om het protocol nog eens onder de loep te nemen. Of, wanneer het Paroprotocol nog niet aanwezig is, deze op te stellen. Als praktijkmanager is het belangrijk om hier op tijd mee te beginnen. Zo ben jij ook goed voorbereid bij eventuele vragen vanuit het team.

Wat houdt de verandering in?

Mondhygiënist Mariette Lokken geeft in dit nummer van Dentista aan wat de verandering inhoudt. In het kort komt het erop neer dat de PPS een vereenvoudiging is van de DPSI. Het is qua pocketdiepte ook een internationaal geaccepteerde methode waar meer nadruk wordt gelegd op het screenen in plaats van op diagnosticeren. Het advies vanuit de NVvP is om jaarlijks de PPS uit te voeren en vast te leggen. Doordat de PPS een snelle methode is hoeft dit niet veel tijd te kosten en valt het bij de meeste tandartsen en mondhygiënisten binnen hun routinematig handelen. Maar het vergt wel een andere manier van meten en registreren. Het team moet hierover worden ingelicht. Een taak voor de praktijkmanager om dit goed te organiseren en te regelen.

Breng je team op de hoogte

De aanwezige mondhygiënisten, preventieassistenten en tandartsen binnen de praktijk moeten uiteraard weten hoe de PPS te meten en te registreren. Daar zit ten opzichte van de DPSI-verschil in.

Breng dit onder de aandacht en vraag of zij hier al mee bekend zijn. Indien niemand van het team nog de exacte inhoud van de PPS weet is het raadzaam om eerst meer informatie in te winnen. Dat kan onder andere via de website van de NVvP. Ga hier niet met z’n allen naar op zoek, maar laat dit door één persoon doen die vervolgens het team inlicht. Bij ons in de praktijk heeft de mondhygiënist hierover uitleg gegevens tijdens een werkbespreking. Zij heeft zich vooraf ingelezen in de aanwezige literatuur en collega mondhygiënisten in andere praktijken gevraagd hoe zij omgaan met de verandering. Op deze manier kan er in één keer worden besproken wat de verandering inhoudt, welke vragen er leven en hoe daarop het protocol kan worden aangepast. Houd hierbij ook rekening met het feit dat de PPS een screening is en geen diagnose zoals bij de DPSI.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat het gehele team op de hoogte is van de veranderingen, zodat iedereen weet waar welke patiënt met het reinigen ingedeeld moet worden. Bij vragen van patiënten kunnen de medewerkers deze dan ook juist beantwoorden. Dat geldt ook voor de balieassistenten die afspraken moeten maken bij de juiste personen en de stoelassistenten die moeten weten wat er in de status ingevoerd moet worden bij de screening.

De rol van de praktijkmanager

Als praktijkmanager heb je de rol om de veranderingen in goede banen te leiden en te vermelden in het nieuwe paroprotocol. Let daarbij ook op of het patiëntenprogramma dat je gebruikt in de praktijk moet worden aangepast. Informeer hiernaar bij je softwareleverancier.

Belangrijk bij het opstellen van het protocol, of bij het herzien hiervan is dat meerdere personen uit de praktijk hierbij worden betrokken. Voor iedere ruimte zijn protocollen van toepassing, delegeer daarom het schrijven en opstellen van de protocollen naar de personen die in betreffende ruimte werkzaam zijn. Dat zorgt voor een stap voor stap beschrijving, scheelt een praktijkmanager een hoop werk en voorkomt dat er een protocol wordt gemaakt dat niet duidelijke genoeg is. Als praktijkmanager heb je wel de taak om de protocollen na te lezen en goed te keuren. Uiteraard zullen er nog opmerkingen volgen. Vindt men bijvoorbeeld dat de DPSI meer duidelijkheid geeft omdat zij hieraan gewend zijn en misschien net iets meer informatie geeft.

Ik heb onder andere met de mondhygiënist gekeken hoe een patiënt met DPSI 3+ in de PPS3 terechtkomt, ook al geeft de screening aan dat het PPS2 is. De patiënt hoort toch echt thuis in de stoel van de mondhygiënist. Dit zijn zaken die goed uitgezocht moeten worden, zodat de patiënt bij de juiste behandelaar zit. Vermeld in het paro­protocol ook duidelijk welke producten er geadviseerd worden met betrekking tot het reinigen van het gebit. Denk daarbij aan welke elektrische tandenborstel de voorkeur heeft, Oral B of Sonicare van Philips, maar ook welke interdentale reinigers je adviseert. Bij PPS 2 en 3 bijvoorbeeld met Interprox plus ragers, bij PPS 1 softpicks of houten stokers. Op deze manier is het voor de patiënt duidelijk en overzichtelijk wat het advies is en wordt er niet steeds iets anders geadviseerd.

Er zullen binnen het team misschien nog wel meer vragen opkomen hoe dit in de praktijk opgepakt moet worden. Daarom is het als praktijkmanager belangrijk dat je op tijd inventariseert wat je nodig hebt om het protocol te laten slagen.

Geen mondhygiënist of preventieassistent?

Ben jij werkzaam in een praktijk waar geen mondhygiënist en/of (paro)preventieassistent aanwezig is, dan lijkt het lastig om het protocol te maken, maar dat is het niet. Bespreek in dat geval met de praktijkeigenaar hoe je binnen het team omgaat met de procedure omtrent het reinigen van het gebit bij de patiënt. Ga op zoek naar een bestaand paroprotocol en verwerk hierin de procedure die bij jou in de praktijk gangbaar is.

Communicatie naar patiënten

Als praktijkmanager heb je ook de taak om te zorgen voor goede patiëntencommunicatie. Dat geldt ook bij veranderingen zoals deze. Is een patiënt altijd alleen maar door een tandarts gereinigd, of door een preventieassistent en moet deze nu door de verandering in screening naar een mondhygiënist, dan is het goed dat de nodige informatie wordt (mee)gegeven. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een standaard mail en/of brief die de patiënt krijgt na het doorverwijzen naar de mondhygiënist. Eventueel een huisfolder laten maken is ook een mooie oplossing. Wanneer je dat doet, vermeld het dan ook in het protocol. Heeft jouw praktijk een social mediakanaal dan kan je ook eens onder de aandacht brengen hoe belangrijk de gezondheid van het tandvlees is. Vermeld daarbij dan meteen hoe jullie daar in de praktijk mee omgaan.

Praktische tips

Kort samengevat is het belangrijk om bij het opstellen of aanpassen van het Paroprotocol rekening te houden met de volgende zaken:

  • Verdiep je in protocollen en leer hoe je ze zelf kunt opstellen. TIP: lees in dit nummer van Dentista het artikel ‘7 stappen naar een protocol dat werkt’ van Anna Berends van Loenen.
  • Begin binnen het team op tijd met inventariseren wie al op de hoogte is van de verandering. TIP: loop eens langs bij je collega’s en informeer hiernaar. Zo worden zij alvast getriggerd .
  • Zoek de juiste mensen bij elkaar voor het opstellen van het protocol.
  • Communiceer de veranderingen die voortvloeien uit het nieuwe protocol met het team. TIP: plan ruim van tevoren een overleg in.
  • Zorg dat je aanwezige communicatiebronnen zoals folders, standaard E-mails en je website aanpast, of maak nieuw materiaal. TIP: informeer bij collega praktijmanagers of zij hier bestanden van hebben die je kan gebruiken.
  • Evalueer tijdig. Ook tijdens het traject van het opstellen of veranderen van het protocol. Dat geeft je de mogelijkheid om tussentijds obstakels aan te pakken. Na een paar maanden plan je vervolgens weer een moment om te bespreken hoe het nieuwe/ veranderde protocol verloopt in de praktijk. Vraag vooraf of iedereen eventuele obstakels wil noteren, zodat dit kan worden besproken.

Iedere verandering is wennen, dat geldt voor alle medewerkers binnen het team. Een helder Paroprotocol kan daarbij helpen, maar het heeft tijd nodig om te landen binnen de organisatie.

WEBDESIGN LEVIN DEN BOER | LDB PRODUCTION | COPYRIGHT © DENTISTA | 2019