advertentie

De druk van het managen verlichten?

Delegeren is de oplossing

| Sjoerd Kuiken | Management

Het reilen en zeilen van je praktijk tot in de puntjes organiseren kan stressvol zijn. Helemaal als je het liefst alle touwtjes zelf in handen hebt. De kans is echter groot dat je je dan vooral met micromanagement bezighoudt. Niet doean, vindt Sjoerd Kuiken. Zijn advies: kijk naar je eigen mindset en doe ‘als de egel’. 

In deze lockdown ben ik veel thuis met mijn kinderen, om dan ook veel te helpen met hun huiswerk. Van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat worden door hen bijna permanent vragen en verzoeken op me afgevuurd. Er lijken zich geen momenten voor te doen waarop mijn kinderen hun problemen voor even zelf oplossen, waardoor er geen moment rust is. 

Oftewel, deze dagen in lockdown zijn voor mij heel vergelijkbaar met wat praktijkhouders soms in hun eigen praktijk ervaren: namelijk dat alles draait om hun oordeel. En dat medewerkers geen zelfstandige beslissingen kunnen of willen nemen, zonder eerst de praktijkhouder te consulteren. Iets wat veel energie kost voor de praktijkhouder en hem of haar nauwelijks rust geeft. 

Te veel micromanagement

Kunnen medewerkers dan niks zelf? Zeker wel. Voordeel voor de praktijkhouder om altijd alle beslissingen zelf te nemen is dat je altijd van alles op de hoogte bent. Het risico bestaat echter dat je vooral bezig bent met het micromanagement. 

De kenmerken van een micromanager zijn de volgende:

  • Veel controle;
  • Jouw overtuiging is dé manier;
  • Ongeduldigheid;
  • Continu in contact met je medewerkers;
  • Te veel informatie en instructie geven.

Een praktijkhouder die zich vooral met micromanagement bezighoudt is vooral bezig om de ‘dingen goed te doen’. Als praktijkhouder is het daarnaast ook belangrijk om het grotere geheel in de gaten te houden, om de richting voor de praktijk te bepalen en bezig te zijn met ‘de goede dingen doen’. 

Dit onderscheid kan ook als volgt worden weergegeven:

  • De Leider is iemand die ‘de goede dingen doet’.
  • De Manager is iemand die ‘de dingen goed doet’.

Je zult begrijpen dat praktijkhouders die zich te veel met het micromanagement bezighouden niet tot nauwelijks aandacht hebben voor het echte leiderschap. Daarnaast resulteert het micromanagement er ook in dat je vooral geleefd wordt door allerlei futiliteiten die jou veel tijd en energie kosten. 

Delegeren is de oplossing

De druk van het praktijkmanagement is de afgelopen jaren alleen maar verder toegenomen. En juist de werkdruk omtrent het praktijkmanagement is dan ook voor veel praktijkhouders de druppel die de ‘stress-emmer’ doet overlopen. 

Vaak krijg ik van praktijkhouders de vraag: “Moet ik nu echt alles zelf doen?”. Het antwoord is ja, zolang je alle vragen en problemen ook daadwerkelijk naar jou toe blijft trekken. Veel praktijkhouders staren zich namelijk blind op hoe zij het praktijkmanagement zo efficiënt mogelijk zelfstandig kunnen uitvoeren. Maar de oplossing die veel effectiever is, is om te gaan delegeren. En dat kan elke praktijkhouder doen. Daar hoef je niet per se een groot team voor te hebben.

Jouw mindset is je beperking

Maar hoe pak je dit aan? Allereerst begint het met jouw persoonlijke mindset. Uit persoonlijke gesprekken met praktijkhouders blijkt namelijk heel sterk dat hun eigen overtuiging/mindset vooral bepalend was voor het eerder niet tot nauwelijks delegeren van werkzaamheden.

Ik spreek praktijkhouders dan ook regelmatig aan op hun eigen mindset. En wel tweeledig. Enerzijds de mindset richting henzelf: ‘Ben jij inderdaad diegene die vindt zelf alles als beste te kunnen?’ En anderzijds de mindset richting het team: ‘In hoeverre ben je er van overtuigd dat jouw team ook kan groeien in hun werkzaamheden?’

‘Leren delegeren’ begint met jezelf hiervoor open te stellen. Oftewel: ben je zelf in staat het werk los te laten? En geloof je daarnaast, dat jouw team voldoende capabel is om taken en verantwoordelijkheden van jou over te nemen?

Het egelprincipe

In het kader van delegeren moet ik regelmatig denken aan het verhaal over de egel en de vos, zoals beschreven door Jim Collins in zijn boek Good to Great. De vos weet heel veel dingen, maar de egel weet één ding heel zeker. De vos is sluw en bedenkt talloze ingewikkelde strategieën om z’n prooi – de egel – te vangen. De vos is geslepen en een echte winnaar. De egel daarentegen is een sjofel dier. Hij waggelt wat rond en houdt het simpel. Elke dag probeert de vos de egel te vangen, maar elke keer bij gevaar rolt de egel zich op en bezweert zo het gevaar. 

Deze vergelijking wordt in het boek ook doorgetrokken naar mensen. Vossen zijn mensen die veel doelen tegelijk proberen te verwezenlijken en opereren op verschillende niveaus tegelijk. Echter, ze integreren hun ideeën niet tot een samenhangend concept of visie. Egels daarentegen reduceren alle problemen tot eenvoudige ideeën. Egels zien de essentie en negeren de rest. 

  • Collins beschrijft de essentie van dit egelprincipe toe aan:
  • Waar liggen jouw talenten? Waarin ben je heel goed? En net zo belangrijk: waarin ben je niet goed?
  • Waar ligt jouw passie? Wat roept jouw hartstocht op?
  • Wat levert de praktijk het meeste op? Creëer het inzicht in de werkzaamheden waarmee jouw bijdrage voor de praktijk het grootst is. 

Kwaliteiten in het team 

Met dit Egelprincipe wil ik je inzicht geven in waar jouw talenten, passie en bijdrage nu echt liggen in de praktijk. Om je als praktijkhouder inderdaad af te vragen of al jouw dagelijkse managementwerkzaamheden eigenlijk wel binnen de essentie van dit egelprincipe vallen. Zo niet, dan is het zaak deze te delegeren. Daarnaast is het advies om ditzelfde egelprincipe ook toe te passen op jouw team. Want ik ben er bijna van overtuigd dat in de meeste praktijken nog voldoende kwaliteit aanwezig is dat onbenut blijft. 

Als praktijkhouder heb je vaak de gedachte werkzaamheden zelf het beste te kunnen uitvoeren. Daarnaast geldt ook dat je hier niet altijd zin in hebt of uitdaging in ziet. Advies is dan ook om gebruik te maken van de kwaliteiten in je team. Geef je medewerkers de ruimte om zich te ontwikkelen op die terreinen waar zij wél uitdaging in zien. 

Conclusie

Als de scholen beginnen heb ik mijn handen weer vrij. Maar wanneer heb jij dat als praktijkhouder? De oplossing is om meer te delegeren. Daarvoor moet je wel eerst kritisch naar je eigen overtuigingen kijken. Want alleen pas als je zelf in staat bent om het werk los te laten, zul je de capaciteiten bij je team gaan ontdekken. En als dit lukt, dan zal dit jouw werkplezier vergroten en de werkstress reduceren. Daarnaast zal delegeren ook het werkplezier voor je team direct kunnen vergroten, doordat het hen uitdaging en ontwikkeling biedt.

WEBDESIGN LEVIN DEN BOER | LDB PRODUCTION | COPYRIGHT © DENTISTA | 2019