Een tandartspraktijk moet aan een heleboel eisen voldoen en ik snap dat je als praktijkmanager af en toe horendol wordt van wat er allemaal moet. Is het allemaal wel echt nodig, zoals bijvoorbeeld het schrijven van protocollen? Je hebt sowieso protocollen nodig als je wilt certificeren. Maar ook als je die certificering niet wilt, pleit ik toch voor het schrijven van protocollen. Waarom? Je wilt dat iedereen weet wat hij moet doen en dat het duidelijk is. Die transparantie in je praktijk bereik je met het schrijven van protocol. Als het dan toch ‘moet’, hoe stel je dan goed en efficiënt protocollen op voor je mondzorgpraktijk?

Stap 1: Schrijf op wat je doet en doe wat je opschrijft

Dat klinkt heel simpel maar is het niet. Je kunt niet zomaar een protocol van een andere tandartspraktijk overnemen, want jij bent uniek. Je werkt op een andere manier dan een andere praktijk en dat mag zichtbaar zijn in je protocollen.

Naast je eigen werkwijzen heb je ook wettelijke normen en die moeten ook meegenomen worden in je protocol.

Zorg er in ieder geval voor dat wat in het protocol beschreven staat ook daadwerkelijk is hoe het gaat in jouw praktijk. Je wilt natuurlijk ook dat jouw medewerkers het protocol daadwerkelijk volgen.

Als we niet doen wat we hebben opgeschreven dan heb je een probleem. Bijvoorbeeld bij een audit, want dan wordt er gecontroleerd of je werkt volgens wat je hebt opgeschreven.

Stap 2: Laat de gebruiker het protocol maken

De balie-assistent heeft verstand van het opnemen van de telefoon, laat haar daar een protocol voor maken. Zij heeft verstand van zaken en weet precies hoe de normale gang van zaken is en ze weet wat wel werkt en wat niet.

Als je verstand van zaken hebt dan vergeet je waarschijnlijk geen stappen, of worden stappen ook niet anders voorgesteld dan dat ze daadwerkelijk zijn.

Stap 3: Kijk hoe jij binnen je praktijk werkt

Je mag kijken naar wat wel en wat niet bij jouw praktijk past, er is bijvoorbeeld geen wet die zegt dat je alles stap voor stap minutieus uit moet schrijven. Als jij niet zo van de vaste werkwijzen bent, dan hoef je jezelf daar nu niet ineens toe te dwingen omdat je nu eenmaal met een protocol moet werken.

Een protocol mag dus ook globaal zijn. En zijn er meerdere behandelaars binnen te praktijk, die allemaal eigen werkwijzen hebben, maak dan gewoon een algemeen protocol en zet een opmerking onder het protocol dat behandelaar X altijd dit doet, maar behandelaar Y wil altijd dat.

Stap 4: Schrijf een kookboek

Een protocol is net als een recept. Als je begint met schrijven denk dan aan de volgende punten:

• Wat is het doel?
• Welke instrumentarium heb ik nodig?
• Welke materialen gebruiken we?
• Werkwijze, hoe maken we bijvoorbeeld een vulling?
• Eventuele criteria, extra opmerkingen bijvoorbeeld werkwijzen per behandelaar.

Bouw alle ‘recepten’ op dezelfde manier op. Dat is handig voor alle mensen die er mee moeten werken.

Stap 5: Vertrouwen is goed, maar controleren is beter

Als een protocol geschreven is, laat het dan vervolgens redigeren door een collega. Misschien heeft deze collega betere ideeën en daar kan dan over gesproken worden.

Bespreek het protocol ook tijdens een werkoverleg, werkt het nog wel?

Stap 6: Maak de protocollen voor iedereen toegankelijk

Bewaar alle protocollen op een centrale plaats. Dat kan in een map in de kast, maar beter nog is op de computer of online.

Zorg dat iedereen op de hoogte is waar de protocollen te vinden zijn en zorg dat je medewerkers ze gelezen hebben. Laat je medewerkers ook tekenen voor het feit dat ze op de hoogte zijn.

Stap 7: Evalueer

Er komen altijd hobbels. Een goede check is of stagiairs en nieuwe medewerkers de protocollen snappen. Kijk verder ook of de protocollen nog up-to-date zijn, of is er in de loop der tijd al van alles veranderd? Zijn bijvoorbeeld de materialen of instrumenten veranderd? Dan verandert het protocol.

Evalueer dus regelmatig of het nog klopt en of het beter kan. Zo groei je samen naar een top-praktijk.