De coronatijd zorgt voor een toename van kortdurend verzuim. Dit is belastend voor de praktijkorganisatie en kan tot onderlinge irritaties leiden in het team. Duidelijke afspraken en een goed verzuimprotocol helpen bij het beperken van kortdurend verzuim. 

Naast kortdurend verzuim vanwege ziekte is er het afgelopen jaar een aantal redenen bijgekomen waardoor werknemers zich afmelden voor het werk. Denk aan het wachten op de uitslag van een coronatest, het plotseling moeten opvangen van kinderen die niet naar school of de opvang mogen, of zelf in quarantaine moeten gaan. 

Op de website van de KNMT staan handige stroomschema’s die antwoord geven op de vraag of een medewerker al dan niet inzetbaar is bij klachten, of na nauw contact met een persoon met klachten. 

Toch blijven er lastige situaties ontstaan, waarin werkgever en werknemer niet altijd duidelijkheid hebben over de richtlijnen, of het niet met elkaars standpunt eens zijn. Het helpt dan als je duidelijke afspraken hebt wanneer verzuim geoorloofd en niet geoorloofd is, en of het verzuim door de werkgever wordt betaald, voor eigen rekening komt, of vakantiedagen kost. 

Op de volgende pagina staat een verlof-beslisboom (bron: XpertHR) waarin onder meer een aantal corona-gerelateerde verlofredenen zijn opgenomen. 

Soorten kortdurend verlof

Er zijn verschillende soorten verlof, afhankelijk van de redenen waarom een werknemer zich afwezig wil melden:

Calamiteitenverlof: hiervan is sprake als de medewerker plotseling iets in de privé-sfeer moet regelen. Bijvoorbeeld: de school belt naar de medewerker dat zijn of haar kind ziek is en van school moet worden opgehaald. 

Kortdurend zorgverlof: het kan zijn dat iemand een vrije dag wil hebben vanwege de zorg voor een ander. Bijvoorbeeld het meegaan naar een afspraak in het ziekenhuis met een kind. Vaak zijn dit planbare afspraken. Veel medewerkers in de mondzorg werken parttime. U kunt van uw medewerker vragen om dergelijke afspraken op een vrije dag te plannen. Als dat niet mogelijk is, kunt u de medewerker vragen om een werkdag om te ruilen. Kortdurend zorgverlof is overigens een wettelijk recht, dat ook staat beschreven in de KNMT Arbeidsvoorwaardenregeling.

Een ziek kind thuis hebben is lastig. Een medewerker kan kortdurend zorgverlof vragen om voor het zieke kind te zorgen. De zorg moet dan niet anders geregeld kunnen worden. Dit verlof moet voor minimaal 70% worden doorbetaald. Het maximale aantal uren zorgverlof per kalenderjaar is twee keer de wekelijkse arbeidstijd. Je kunt als werkgever vragen of de partner ook een deel van de zorg voor zijn of haar rekening neemt. Bewustwording bij werknemers dat ook de partner (en diens werkgever) deel uitmaken van de oplossing helpt. Het is nog steeds zo dat werkgevers met een hoog aandeel vrouwelijke werknemers, zoals in de mondzorg, vaker flexibiliteit moeten tonen dan werkgevers met voornamelijk mannelijke werknemers. 

• Tip: vraag in een sollicitatiegesprek hoe de medewerker de kinderopvang heeft geregeld. Je kunt uit het antwoord vaak al opmaken of iemand kan terugvallen op de partner, familie in de buurt, of een oppas. 
• Tip: maak de medewerker zelf verantwoordelijk voor het zoeken van vervanging.
• Tip: vraag of de medewerker thuis kan werken, in combinatie met de zorgtaken.

Verlof om een gebeurtenis in de privé­sfeer: Als iemand vrij wil hebben om een persoonlijke reden die niet valt onder bijzonder verlof, bijvoorbeeld het bijwonen van een begrafenis, kunt u vragen om hier een (halve) vrije dag voor op te nemen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om vrij te geven. Bedenk dan wel dat dit een precedent kan scheppen naar anderen.

Bijzonder verlof: Bijzonder verlof is niet wettelijk geregeld. U kunt de regels voor bijzonder verlof zelf vastleggen in een bedrijfsreglement. Als u in de arbeidsovereenkomst opneemt dat u de KNMT-arbeidsvoorwaardenregeling volgt, gelden de bijzonder verlofdagen die daar in zijn opgenomen. 

Ziekteverlof: Natuurlijk is er dan ook nog het ziekteverlof. Zeker in een tandartspraktijk, met strak geplande agenda’s en veel onderlinge afhankelijkheid bij het goed kunnen vervullen van de taken, levert plotselinge uitval door ziekte vaak stress op. Frequent kortdurend verzuim kan beperkt worden met bewust beleid. Twee instrumenten voor verzuimpreventie die hieronder worden toegelicht zijn: 1: Het verzuimprotocol, 2. Frequent verzuimbeleid

Het verzuimprotocol

Wat is er gemakkelijker en laagdrempeliger dan ’s morgens even een appje sturen dat je niet lekker bent en thuisblijft? Terwijl jij je nog een keer omdraait gaan aan de andere kant van het WhatsApp-bericht de alarmbellen rinkelen en komt de adrenaline naar boven. In een goed verzuimprotocol is regel nummer één: altijd persoonlijk telefonisch ziekmelden. Door werknemers zich persoonlijk ziek te laten melden doe je een beroep op hun eigen verantwoordelijkheid en zijn ze zich meer bewust van wat hun afwezigheid voor gevolgen heeft voor de collega’s. Daarbij heb je als werkgever direct een contactmoment, waarin je aandacht kunt geven aan de zieke medewerker en het gevoel over kan brengen dat hij of zij gemist wordt. 

In een grote groepspraktijk is het frequent kortdurende ziekteverzuim drastisch gedaald sinds een verzuimprotocol is ingevoerd. Voorheen volstond een appje aan de praktijkmanager. Tegenwoordig moet een medewerker zich eerst ziekmelden bij de persoon met wie hij of zij die dag ingepland staat op een behandelkamer. Ook moet de medewerker zich ziekmelden bij de tandarts-praktijkeigenaar. Van de zieke medewerker wordt verder gevraagd om haar collega’s te bellen of appen om te vragen of ze in kunnen vallen. Om dit te vragen aan iemand die zich heel beroerd voelt gaat misschien wat ver, maar in het telefoongesprek met de medewerker wordt in elk geval gevraagd hoe hij of zij denkt dat vervanging geregeld kan worden.

In het verzuimprotocol staat aangegeven voor welk tijdstip, op welke manier en bij wie de medewerker zich ziek moet melden. Bij voorkeur is dit bij de praktijk-eigenaar zelf. Vraag bij verzuim dat naar verwachting kortdurend is, om dagelijks tegen het eind van de werkdag aan te geven wat de verwachting is voor de volgende dag. Zo heb je weer een contactmoment en weet je waar je aan toe bent voor de planning. Het helpt als de medewerker eigen verantwoordelijkheid draagt in het herstelproces en in het contact met de praktijk. Zo creëer je bovendien een sfeer van onderlinge collegialiteit. Als de volgende keer iemand anders ziek is, is de medewerker misschien wel bereid om een dagje extra te werken. Dit vanuit wederkerigheid in collegiaal gedrag.

Leg in het verzuimprotocol ook vast dat de medewerker geacht wordt thuis bereikbaar te zijn gedurende het ziekteproces, tenzij anders is afgesproken. 

In het kader van de privacy mag je niet vragen naar medische klachten. Vaak zal een zieke medewerker overigens uit zichzelf wel vertellen wat de klachten zijn. Je mag deze informatie echter nergens vastleggen. Wel kan je vragen of er bepaalde werkzaamheden zijn die de medewerker wel kan doen. Een stoelassistente met een verstuikte enkel kan niet de hele dag in de weer zijn in de behandelkamer. Wel kan ze achter de balie werkzaamheden doen, of patiënten bellen die al een tijd de praktijk niet meer bezocht hebben. Dat kan zelfs vanuit huis. 

Volgens de wetgeving moet je minimaal 70% loon doorbetalen bij ziekte. Dit staat ook zo in de KNMT-arbeidsvoorwaarden regeling. Veel bedrijven hebben in hun arbeidsovereenkomsten opgenomen dat er gedurende een bepaalde periode van ziekte 100% wordt uitbetaald, bijvoorbeeld in het eerste halfjaar. Bij frequent kortdurend verzuim blijft de persoon dan steeds het volledige salaris uitgekeerd krijgen. Als je in de arbeidsovereenkomst opneemt dat het salaris bij ziekte direct naar 70% gaat, wordt de medewerkers die ziek is geweest daar aan het eind van de maand, bij ontvangst van het salaris, weer aan herinnerd. Die bewustwording helpt bij een volgende keer en legt de drempel voor een ziekmelding net wat hoger. 

In de coronapandemie helpt een aanvullende paraaf in het verzuimprotocol over corona met richtlijnen over testen bij klachten, quarantaine en vakantie om de regels rondom ‘coronaverzuim’ en de standpunten van de praktijk helder te communiceren.

Aanpak van frequent verzuim

Als iemand regelmatig kortdurend verzuimt is het belangrijk om hier over in gesprek te gaan met de medewerker. Een verzuimgesprek kan als lastig worden ervaren, je wilt je medewerker niet het gevoel geven dat je hem of haar niet vertrouwt. Hoe pak je een gesprek met iemand die frequent verzuimt nou goed aan? Als je de volgende vijf stappen toepast, verhoog je de effectiviteit van het gesprek:

Stap 1: Zet de feiten op een rij

Hoe vaak heeft de medewerker verzuimt en hoeveel dagen waren dat in totaal? Hoe verhoudt zich dat tot het gemiddelde in de praktijk? Door de feiten op een rij te zetten krijgt de medewerker een beeld van het eigen verzuim. Vaak is een medewerker alweer vergeten dat hij drie maanden geleden ook al ziek is geweest. Bespreek ook wat de consequenties zijn van het verzuim, bijvoorbeeld ad hoc een beroep doen op de flexibiliteit van collega’s, de agenda van de behandelaar aanpassen, patiënten afbellen. 

Stap 2: Laat de medewerker vertellen

Stel je open, en niet vooringenomen op. Toon interesse en vraag de medewerker of deze kan benoemen wat de oorzaken van het frequent verzuim zijn. Oorzaken kunnen in de privésfeer liggen, gerelateerd zijn aan de werksituatie, of een medische achtergrond hebben. Wat de medische problemen zijn is privacygevoelig, een doorverwijzing naar de bedrijfsarts is dan aan te bevelen. De berdrijfsarts kan praktische adviezen geven. 

Stap 3: Zoek met elkaar naar oplossingen

Vraag aan de medewerker welke mogelijke oplossingen hij of zij ziet. Laat merken dat je bereid bent om mee te denken in die oplossingen. Het kan bijvoorbeeld gaan om meer afwisseling van taken, ergonomische aanpassingen, aanpassing van het aantal uren in de week, verbeteren van de werksfeer in het team. Door samen te zoeken naar oplossingen, wordt het ook een gezamenlijk probleem. 

Stap 4: Maak concrete afspraken

Sluit het gesprek af met concrete afspraken. Leg deze afspraken vast, geef de medewerker een afschrift en plan een vervolggesprek in. In het vervolggesprek bespreek je wat de afspraken opgeleverd hebben, welke problemen de medewerker toch nog tegenkomt en wat er nodig is om terugval te voorkomen.

Stap 5: Wees duidelijk over de consequenties

Bij duidelijke afspraken horen ook duidelijke consequenties. Bespreek dat u verwacht dat afspraken worden nagekomen en wat het gevolg is als dat niet gebeurt. Van de werkgever wordt verwacht dat deze zich inspant voor een goed en gezond werkklimaat. Van de medewerker wordt verwacht dat deze zijn of haar eigen verantwoordelijkheid neemt en zich inzet om een goede bijdrage te kunnen blijven leveren aan de praktijk. 

Opvangen kortdurend verzuim

Ook met een goed verzuimprotocol en een gericht beleid om frequent verzuim terug te dringen, zal kortdurend verzuim nooit volledig uitgebannen kunnen worden. Hoe zorg je dat de praktijk toch het normale programma kan draaien, en de stress beperkt wordt?

• Inventariseer in het team wie er voor open staat om zo nu en dan extra te werken. Maak bijvoorbeeld een appgroep waarin je snel je invalvraag kunt delen met het team. Gebruik deze appgroep alleen voor dit doel.
• Ga een arbeidsovereenkomst aan met een oproepkracht. Let op: de wetgeving is veranderd en de medewerker kan na een jaar aanspraak maken op een vast aantal uren. Flex is minder flex geworden in de Wet Arbeid in Balans. 
• Maak gebruik van een uitzendbureau. Houd er rekening mee dat de kosten van een uitzendkracht per uur relatief hoog zijn, en dat je 21% BTW betaalt bovenop het uurtarief.
• Word deelnemer in het nieuwe platform MondzorgFlexpool.nl, dat dit voorjaar start. Je plaatst je oproep voor een invalkracht. De op het platform ingeschreven zelfstandig werkende mondzorg professionals ontvangen direct je oproep en kunnen de opdracht accepteren via het platform. De administratieve afwikkeling wordt via het platform geregeld.

Conclusie

Met een goed verzuimprotocol, gericht verzuimbeleid én goede invalkrachten in geval van nood, beperkt u de stress die veroorzaakt wordt door kortdurend verzuim. Niet alleen bij uzelf, maar ook bij de rest van het team. Ook dat draagt bij aan een gezond arbeidsklimaat!