Patiënten met pijn zien we bijna dagelijks in de praktijk en wil je niet laten wachten. Dit heeft echter wel invloed op de agendaplanning van de praktijk. Als praktijkmanager heb je de taak om de agenda hierop af te stemmen en te zorgen dat de medewerkers hier efficiënt mee omgaan. Hoe doe je dat en waar moet je op letten?

Praktijken gaan verschillend om met de agendaplanning rond pijnklachten. Ze worden bijvoorbeeld tussendoor ingepland - ook wanneer er een zenuwkanaal behandeling gestart moet worden-, in de pauze, of na werktijd. Dit bespreek je als praktijkmanager met de praktijkeigenaar en vervolgens met het team voor de afstemming in de dagelijkse praktijk. Indien pijnklachten in pauzes en na werktijd worden behandeld moet iedereen daar wel toe bereid zijn. Maak hier dan ook goede afspraken over met het personeel. Doe je dit tussendoor dan moet je wel een goed agendabeheer hebben. 

Triage

Het inschatten van een pijnklacht begint met een goede triage. Pijn bij de ene patiënt heeft immers meer spoed dan bij de andere. Door de juiste vragen te stellen filter je de patiënten met echte spoed en patiënten die nog even kunnen wachten. Daarbij kan voor de behandelaar ook al duidelijk worden om wat voor soort pijn het gaat en welke tijd de behandeling in beslag zal nemen. Hierbij een voorbeeld van een triage bij pijn:

• Hoe lang heeft u al pijn?
• Waar zit de pijn in de mond?
• Is het een kloppende, zeurende, of stekende pijn?
• Gevoelig bij warm en koud?
• Heeft u zwelling?
• Slikt u pijnstillers?
• Wordt u er wakker van?

Wanneer er voldoende tijd is in de agenda(‘s) - bijvoorbeeld vanwege uitval of een rustige periode - dan is een triage fijn voor de tijdsduur van de afspraak en de documentatie. Maar de patiënt kan dezelfde dag komen, spoed of geen spoed. Bij een goedgevulde agenda is de triage ook om te bepalen wanneer de patiënt een afspraak moet krijgen.

Als een patiënt al langer last heeft maar nog geen pijnstillers slikt, geen zwelling heeft en goed functioneert en slaapt dan is het niet nodig deze patiënt dezelfde dag te laten komen. Een afspraak binnen vijf dagen is dan prima. Wanneer de pijn de afgelopen drie dagen is ontstaan maar de patiënt er verder geen hinder van ondervindt met slapen of functioneren en geen zwelling heeft, dan een afspraak maken op een beschikbare plek op niet al te lange termijn. Wel met het advies te bellen wanneer de pijn toe gaat nemen. Indien de patiënt wel pijnstillers slikt, of zwelling heeft of slecht slaapt dan is het wel nodig dat de patiënt dezelfde dag wordt gezien. 

Pijn na een behandeling

Wanneer de pijn is ontstaan na een eerdere behandeling van de tandarts - bijvoorbeeld na het leggen van een diepe vulling of het extraheren van een kies - dan is doorvragen ook belangrijk. Het dossier van de patiënt kan al wat informatie verschaffen met betrekking tot de klacht. Een diepe vulling kan wat napijn geven en dat is ook bij een extractie het geval. Dus hoe lang geleden de behandeling heeft plaatsgevonden is hierin wel belangrijk om te weten. 

Bij een nabloeding van een extractie of klachten die lijken op een antrumperforatie moet de patiënt dezelfde dag gezien worden. Indien de behandeling langer geleden plaatsvond en de patiënt nog pijnstillers slikt, dan is het ook belangrijk dat de patiënt langskomt. Bij twijfel is overleg met de behandelaar wenselijk. Indien een patiënt belt na het plaatsen van een prothese met een drukplaats, dan is het fijn wanneer de patiënt dezelfde dag kan komen. Een drukplek kan een vervelende blaar in de mond veroorzaken. et behandelen van een drukplek valt onder de nazorg. 

Spoed of niet?

Er zijn ook klachten waarvan het moeilijk in te schatten is of het spoed is of niet. Denk hierbij aan gevoelige tandhalzen, gevoelig tandvlees, of pijn in de kaak die doortrekt naar het oor. Als het gaat om een gevoelige tandhals moet je je afvragen of de diagnose van de patiënt, of van de tandarts komt. In het eerste geval moet je je afvragen of het wel zo is. Doorvragen is dan belangrijk. Wanneer er pijnstillers worden geslikt kan het immers ook een opspelende zenuw zijn. Is een diagnose eerder door de tandarts afgegeven, dan is overleg met hem of haar raadzaam. 

Gevoelig tandvlees kan ook verschillende oorzaken hebben en het is de vraag of je de patiënt hiervoor bij de mondhygiënist of de tandarts laat langskomen. In eerste instantie heeft het de voorkeur om bij de tandarts af te spreken, zodat hij of zij de juiste diagnose kan stellen. Dit is niet noodzakelijk op dezelfde dag, maar wel wenselijk binnen een paar dagen. 

Pijn in de kaak die doortrekt naar het oor kan duiden op een opspelende verstandskies. Uiteraard kan de tandarts hierin advies geven aan de patiënt. Een afspraak binnen niet al te lange tijd is raadzaam. Indien de patiënt door de pijn slecht slaapt en pijnstillers slikt dan is het raadzaam de patiënt dezelfde dag nog te zien.

LET OP: Als een patiënt belt met een trauma dan moet de patiënt direct naar de praktijk komen! 

Voor een patiënt kan een afgebroken kies of vulling ook een spoedgeval zijn. Daarbij is een goede triage belangrijk. De vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn:

• Is het gevoelig bij warm en koud?
• Is het scherp?
• Waar in de mond is er wat afgebroken?

Noteer voor de behandelaar in de kaart de antwoorden op de triagevragen. Dit geeft al wat duidelijkheid wanneer de patiënt in de stoel ligt, of wanneer deze nogmaals belt met dezelfde pijn.

Indien de kies of tand gevoelig is met warm of koud of scherp dan is het wel fijn om de patiënt dezelfde dag een afspraak te geven. 

Bij weinig tijd kan alleen het scherpe randje worden weggehaald en een vervolgafspraak gegeven worden voor herstel hiervan. Dit moet wel goed met de patiënt worden gecommuniceerd zodat hij of zij er niet vanuit gaat dat de hele kies meteen gerepareerd wordt. Zo ook bij gevoeligheid met warm en koud. Wanneer er weinig tijd is in de agenda kan er een noodrestauratie worden vervaardigd waarna er een afspraak wordt gemaakt voor een definitieve oplossing. 

Mocht er een voortand afgebroken zijn maar is het verder niet gevoelig, dan is het naar de patiënt toe wel zo netjes om hem niet al te lang met een afgebroken voortand te laten lopen. Als het enigszins kan dezelfde dag een afspraak en anders een dag later. In andere gevallen is het geen spoed en kan de patiënt ingepland worden op een beschikbare plek op niet al te lange termijn.

Piekdagen

Houd er ook rekening mee dat de ene dag in de week doorgaans drukker is dan een andere. Indien jij net als ik al een tijd werkzaam bent in de praktijk dan herken je deze piekdagen wel. Als je dit lastig in te schatten vindt, vraag het dan na bij de medewerkers die al langer werkzaam zijn in de praktijk. 

Bij ons houden wij er rekening mee dat op de maandagen en de vrijdagen meer pijntijd ingepland is. Op maandag zit je na het weekend en bij ons gaan maar weinig mensen in het weekend naar de spoeddienst en wachten tot maandag. Op vrijdag merken wij dat er ook meer mensen bellen met spoed en deze patiënten willen wij voor het weekend wel kunnen helpen. Dit geldt ook voor dagen zoals derde kerstdag (als de praktijk dan ook geopend is), de dag na Hemelvaartsdag, de dag na Pasen en de dag na Pinksteren. Op deze dagen is het bij ons in de praktijk drukker dan normaal met pijnklachten en daar houden wij in de planning ook extra ruimte voor vrij. Wij vinden het belangrijk dat we pijnklachten zien, maar ook opgelost worden. 

Samenvattend

Door de triage goed uit te laten voeren kan er al het een en ander worden gefilterd. Een schema maken van wat spoed is en wat kan wachten, afgestemd op de wensen van de praktijk, kan voor de medewerkers die de telefoon aannemen duidelijkheid geven. Wanneer er ook een tijdsduur per soort klacht bijgezet wordt is het voor het beheer van de agenda ook prettig. Lijkt het er op dat er een zenuwbehandeling moet worden gestart in een molaar dan is daar meer tijd voor nodig dan bij het uitschrijven van een antibiotica en het doorverwijzen naar een kaakchirurg voor een vervolgbehandeling. En het afwerken van een scherp randje neemt minder tijd in beslag dan een frontvulling herstellen. 

Indien er met meerdere behandelaren wordt gewerkt is overleg over de spoedplanning wel raadzaam. Geef ook aan dat de ‘pijntijd’ die vrijgehouden wordt op de piekdagen meer zal zijn dan op andere dagen. Zo voorkom je onnodige ergernis en probeer je aan iedereen zijn wensen te te voldoen. Want na een dag met ook spoedklachten is het fijn dat zowel de medewerkers, de praktijkeigenaar en de patiënten met een tevreden gevoel naar huis zijn gegaan. Dan kan jij als praktijkmanager ook met een goed gevoel de dag afsluiten.