Het rendement van de praktijk staat steeds vaker onder druk. Veelal als gevolg van het feit dat de praktijkkosten verder toenemen dan de omzet. Dit leidt tot de noodzaak om efficiënter te werken. Maar hoe? Levert een blokplanning voordelen op? Dit artikel geeft antwoord op deze vragen.

Focus op de omzet

Het rendement is het resultaat van de opbrengst minus de kosten. Dit betekent dat er (grofweg) twee mogelijkheden zijn voor de tandarts/praktijkhouder om het rendement van de praktijk te verhogen: het verhogen van de omzet of het verlagen van de kosten. Uiteraard is een derde mogelijkheid nog de combinatie van beide, maar deze wordt hier buiten beschouwing gelaten. Hoewel het altijd goed is kritisch te blijven op de kostenkant van de praktijkvoering, is het advies vooral te focussen op de omzetkant. En wel omdat een omzetstijging namelijk veel meer impact heeft op het rendement van de praktijk dan de relatief kleine besparingen die worden geboekt aan de kostenkant. Mede omdat er voor veel praktijken nog veel potentie voor omzetstijging is, doordat vaak nog veel omzet ‘blijft liggen’.

Oorzaken voor de verschillen per tandarts

Uit vergelijkingen tussen praktijken komt duidelijk naar voren dat de gemiddeld dagomzet tussen tandartsen enorm kan verschillen. Grofweg varieert dit tussen 900 tot 2.200 euro omzet per dag (exclusief techniekkosten). Wat verklaart onder andere deze grote verschillen?

Verschil in declaratiegedrag

Uit discussies tussen tandartsen blijkt dat het declaratiegedrag enorm kan verschillen. De voornaamste reden voor dit verschil heeft niets te maken met frauduleus declaratiegedrag. Wel blijkt dat sommige tandartsen het persoonlijk moeilijk vinden ‘dure’ behandelingen in rekening te brengen en daardoor een soort coulance toepassen voor de portemonnee van de patiënt. Waarmee het rendement van de praktijk dus direct tekort wordt gedaan. Door transparant en eerlijk te zijn naar patiënten over de kosten van elke behandeling – en vervolgens ook de prijs in rekening te brengen waar je als tandarts recht op hebt en wat niet betekent dat patiënten weglopen – zal dit op langere termijn voor de praktijk een enorme omzetstijging kunnen betekenen.

Verschil in duur van de behandeling

De ene tandarts werkt veel sneller dan de andere, met een vergelijkbaar resultaat. Deze verschillen zijn niet zomaar op te lossen, omdat dit grotendeels wordt bepaald door iemands karakter. Waar je als tandarts wel invloed op hebt, is de tijd die je voor jezelf reserveert. Een bekend principe – dat bijna voor iedereen geldt – is dat je de tijd gebruikt die je ervoor krijgt. Oftewel, als een behandeling staat ingepland voor 40 minuten, dan is de kans groot dat je deze tijd ook daadwerkelijk benut. Terwijl de uitvoering misschien best sneller had gekund. De ervaring bij meerdere tandartsen leert dat als zij de behandeltijd van deze behandeling inkorten naar 30 minuten, de kans groot is dat zij de behandeling binnen die tijd kunnen uitvoeren, met hetzelfde resultaat. Dit levert al direct 25% efficiency voordeel op, zonder enige aanpassing aan je werkwijze te hoeven doen.

Verschil in mate van taakdelegatie

Het moge duidelijk zijn dat een gebitsreiniging uitgevoerd door een preventie-assistent meer rendement oplevert dan wanneer deze wordt uitgevoerd door een tandarts. Niet omdat de omzet van de behandeling hoger is, maar alleen omdat de kosten van de behandelaar lager liggen. Echter, de mate waarin je als tandarts bepaalde (be)handelingen wilt delegeren is en blijft een persoonlijke keuze, waarin de ene tandarts verder gaat dan de andere. 

Verschil in ‘verliestijd’

Elke minuut dat er wordt behandeld levert omzet op. En elke minuut dat de behandelstoel niet bezet is, levert uiteraard geen omzet op. Een verlies dat nooit meer kan worden terugverdiend, omdat de tijd namelijk niet kan worden teruggedraaid. Deze ‘verliestijd’ – de tijd dat de behandelstoel niet bezet is – blijkt tussen praktijken erg te verschillen. In elke praktijk zeggen patiënten hun afspraken af, of zitten soms ‘gaten’ in de agenda. Echter, de mate van focus op het opvullen van de agenda door de tandarts en het team bepaalt de hoeveelheid ‘verliestijd’. Neem je als tandarts genoegen met je verliestijd en ga je koffiedrinken? Of zet je direct de balieassistente aan de telefoon om het gat op te vullen?

Het verschil zit in agendaplanning

Met uitzondering van de eerste oorzaak (het verschil in declaratiegedrag) hebben de andere oorzaken te maken met de manier van agendaplanning in de praktijk. Of, anders gezegd:

In welke mate de praktijk de focus legt op de agendaplanning;

In welke mate de (efficiënte) voorkeuren van de praktijk leidend zijn in het plannen van afspraken.

De volgende adviezen gaan in op deze twee punten:

Bepaal zelf de agenda

Regelmatig geven tandartsen aan op een werkdag geleefd te worden door de agenda. Veel controles achter elkaar. Een pijnklacht onverhoopt tussendoor gepland. Telefoontjes van toeleveranciers. Deze acties zijn vaak ingegeven vanuit de instelling om patiënten te ‘pleasen’. Onder het mom van: patiëntgericht werken en service verlenen. Dit leidt echter tot grote inefficiënties in de dagelijkse werkwijze en tot onrust. Het advies is dat praktijken veel meer gaan handelen vanuit hun eigen (efficiënte) voorkeuren. Hiermee wordt bedoeld dat je allereerst bedenkt hoe een prettige werkdag er voor jou uitziet, wat je kunt vertalen naar een standaard blokplanning. Vervolgens is het belangrijk de afspraken zo goed mogelijk binnen de gedefinieerde blokken te plannen.

Laat je niet belemmeren door je eigen gedachten

De eigen blokplanning is een weergave van een efficiënte werkdag en alle afspraken dienen daarom zo goed mogelijk binnen de gedefinieerde blokken te worden gepland. Dit betekent dat de blokplanning leidend wordt, en niet de voorkeur van de patiënt - iets wat in veel praktijken nog steeds gebeurt, wat blijkt uit de veelgehoorde vraag bij de balie: wanneer wilt u de volgende afspraak?. Advies is prioriteit te leggen bij de voorkeuren van de praktijk. Echter, de eerste gedachte van balie-assistenten is vaak dat deze werkwijze door patiënten als negatief zal worden ervaren, wat praktijken soms belemmert deze verbetering door te voeren. Uit ervaring blijkt dat deze gedachte ten onrechte is. Zolang patiënten maar goed te woord worden gestaan, zullen zij geen verlies in service ervaren. Belangrijkste advies daarbij is de openingsvraag bij het plannen van afspraken aan te passen naar: wanneer kunt u niet?. Hiermee neemt de balie-assistente zelf de leiding in het plannen van een nieuwe afspraak. 

Focus op de lege plekken

De balie-assistenten hebben naast het plannen van afspraken vaak meerdere taken. Uit ervaring blijkt dat de zij de andere taken vaak meer prioriteit geven. Aangezien deze vaak wekelijks moeten worden ‘afgevinkt’, worden deze ook als eerste opgepakt zodra er geen patiënten meer aan de balie staan. Daarnaast hebben veel balie-assistenten ook een bijdrage in het opruimen van de sterilisatieruimte. En aangezien iedereen graag op tijd naar huis wil, wordt er al vroeg begonnen met deze werkzaamheden. Het grote nadeel hiervan is dat het opvullen van lege plekken in de agenda hierdoor niet bovenaan het prioriteitenlijstje staat. Er is vaak niemand die haar aanspreekt op het feit dat er lege plekken in de agenda staan. Terwijl men elkaar er wel op aanspreekt als de post niet is weggewerkt. Terwijl het opvullen van de lege plekken wél direct invloed heeft op het rendement van de praktijk. Door de prioriteiten bij de balie-assistente te verleggen naar de agenda, zal de praktijk minder verliestijd hebben. En dus meer rendement behalen.

Heeft een blokplanning voordelen?

Hierboven wordt al diverse keren geschreven over het gebruik van een blokplanning. In veel praktijken wordt deze niet toegepast. Heeft een blokplanning echt voordelen? En zo ja, welke? Het gebruik van een blokplanning kan de volgende voordelen opleveren voor een praktijk:

Vaste structuur voor elke dag

Zonder blokplanning worden lange behandelingen nog wel eens gepland op een tijdstip dat de tandarts niet prettig vindt. Denk aan een wortelkanaalbehandeling om 16.15 uur. Of een hele familie op controle aan het begin van de dag. Door te werken met een blokplanning kan de tandarts zelf zijn of haar eigen dagindeling bepalen. Deze vaste structuur zorgt vervolgens ook voor vaste routines voor het team, wat bijdraagt aan een efficiënte manier van werken.

De praktijk bepaalt

Soms wordt de dag bepaald door alle periodieke controles die gepland staan. Het aantal controles op een dag is zelfs zo groot dat patiënten nauwelijks op korte termijn behandeltijd aangeboden kan worden. Door te werken met een blokplanning kan de tandarts zelf de verhouding tussen periodieke controles en behandeltijd bepalen, zodat benodigde behandelingen wel op korte termijn kunnen worden ingepland. 

Goed te gebruiken voor bepaalde situaties

De vaste structuur en het zelf bepalen van de dagindelingen kan goed van pas komen in de volgende situaties:

• Het reserveren van tijd voor spoedklachten;
• Het werken met een internetagenda;
• Het plannen van middagen voor bijvoorbeeld implantologiebehandelingen;
• Het plannen van combinatieafspraken. 

Elke praktijk is uniek

Bovenstaande adviezen zijn algemeen van aard. Uit ervaring blijkt dat elke praktijk uniek is. Dit betekent dat elke praktijk weer andere oplossingen nodig heeft om het rendement van de praktijk te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan de volgende verschillen:

• De praktijk beschikt wel of niet over een trouw patiëntenbestand.
• De praktijk heeft wel of niet een gesaneerd patiëntenbestand.
• De praktijk levert alleen algemene tandheelkunde of ook aanvullende specialisaties.
• De praktijk beschikt over weinig of juist te veel patiënten.
• De praktijk heeft wel of niet de mogelijkheid om uit te breiden in het aantal behandelkamers.
• De praktijk kan wel of niet gemakkelijk nieuwe tandartsen vinden voor uitbreiding.
• De tandarts heeft de voorkeur wel of niet taakdelegatie toe te passen.
• De tandarts heeft de voorkeur op één of op meerdere behandelkamers te werken.

In theorie is er misschien één optimale agendaplanning te bedenken, die zorgt voor het optimale rendement van een praktijk. Maar door het erkennen van deze verschillen betekent dit automatisch dat deze theoretische aanpak niet opgaat. En dus zal elke praktijk en iedere tandarts zelf moeten uitvinden welke werkwijze het meeste rendement oplevert voor zijn of haar unieke situatie.

Conclusie

Uit dit artikel komt duidelijk naar voren op welke manieren praktijken meer rendement zouden kunnen behalen. Waarbij de voordelen vooral te behalen zijn aan de omzetkant en veel minder aan de kosten kant. Belangrijkste advies is om als praktijk zelf leidend te worden in de agendaplanning en hier de prioriteiten aan te koppelen voor het team. Binnen veel praktijken wordt de service aan patiënten als leidend beschouwd, wat tot inefficiëntie leidt in de planning en werkwijze.

Om efficiënter te gaan werken, is allereerst een mindset belangrijk waarbij het rendement van de praktijk als hoogste prioriteit geldt, zonder daarbij afbreuk te doen aan de service naar patiënten. Dit eerste punt vraagt om een andere manier van plannen en organiseren. Het tweede punt vraagt vooral om een goede communicatie richting patiënten.

Om als praktijk daadwerkelijk tot efficiëntieverbeteringen te komen vraagt om verandering. Door op bepaalde punten uit je comfortzone te stappen en de consequenties van de verandering te aanvaarden. Want zolang je hetzelfde blijft doen als altijd, zul je ook hetzelfde behalen als altijd.