Functioneringsgesprekken

Investeren in je medewerkers

Het blijft de grootste uitdaging van de praktijkhouder en -manager: hoe krijg en behoud ik goede medewerkers. In de praktijk gaat veel aandacht naar de werving en selectie van tandheelkundig personeel, begrijpelijk. Nog belangrijker is het echter om de goede werknemers die je hebt te behouden. Een belangrijk middel daarvoor is het regelmatig voeren van evaluatie-, beoordelings- of functioneringsgesprekken.

Beoordelings- en functioneringsgesprekken hebben de belangrijke functie om feedback te geven, prestaties te beoordelen en samen (persoonlijke) doelstellingen voor de toekomst te formuleren. Steeds meer worden dergelijke gesprekken gezien als het middel om de motivatie en betrokkenheid van medewerkers te bevorderen, hun werkplezier te peilen en samen stil te staan bij de toekomst- en ontwikkelingswensen van de werknemer.

KNMT
Veel Mondzorgpraktijken beoordelen (nog) volgens het model van de KNMT, zoals laatst omschreven in de bijlage van de KNMT-Arbeidsvoorwaardenregeling van 2022. Deze regeling wordt inmiddels niet meer geadviseerd door de KNMT, maar nog wel door praktijken gebruikt. De KNMT adviseerde tweemaal per jaar een persoonlijk gesprek te voeren met je werknemers. Het eerste gesprek om de medewerker te beoordelen waarbij een slechte beoordeling kan resulteren in geen salarisverhoging. Dit beoordelingsgesprek is gericht op het voorgaande jaar en heeft vooral een eenzijdig karakter, de praktijkhouder of -manager beoordeelt de prestaties van de werknemer. Behaalde een werknemer een onvoldoende voor 6 van de 14 beoordelingscriteria, dan kon de werkgever besluiten geen periodieke verhoging toe te passen. Naast het beoordelingsgesprek adviseerde de KNMT eens per jaar een functioneringsgesprek te voeren.
Dit gesprek is informeler van karakter, wordt tweezijdig gevoerd en is gericht op de toekomstige samenwerking. In een opbouwende sfeer bespreken beide partijen wat gedaan kan worden om tot een betere samenwerking en beter functioneren te komen.

Modernere beoordelingsvormen
Kritiek op de traditionele beoordelings- of functioneringsgesprekken is dat ze medewerkers niet altijd motiveren. Vooral in het bedrijfsleven wordt geëxperimenteerd met nieuwe beoordelingsmethodes. Bijvoorbeeld om ieder kwartaal of iedere maand een gesprek te hebben. Er is steeds meer een verschuiving naar niet alleen het evalueren op taakniveau, maar meer op resultaten en de bijdrage aan de bredere organisatiedoelen. Soms wordt ook feedback ingewonnen niet alleen van de leidinggevende, maar ook van collega’s, ondergeschikten en relaties of klanten. Ook worden werknemers aangemoedigd actief deel te nemen aan hun eigen evaluatie en eigenaar te worden van hun eigen groei, door hen eerst zichzelf te laten beoordelen. Het is aan de praktijkhouder in de mondzorg om zelf te kiezen welke stijl van gesprekken past bij hem of haar en de praktijkvoering. Ook is er keuze in de criteria die worden gehanteerd om functioneren te beoordelen. Aan welke eisen vinden we dat het personeel moet voldoen, wat moeten zij onder de knie hebben? Realiseer je dat je daarin een keuze hebt in de richting van jouw gewenste droompraktijk. Ook in de manier van de gespreksvoering en beoordeling kun je bewust een keuze maken voor een verwachwerkwijze die jouw doelen en wensen reflecteert. Wees niet bang een stijl te kiezen die past bij jouw manier van leidinggeven en jouw praktijkvoering. Dus wat betreft frequentie van de gesprekken, beoordelingscriteria en gesprekvoering valt er af te wijken van de traditioneel bekende vormen.

Mijn mening is dat in sommige branches, zo ook de mondzorg waarin ondersteunend personeel werkt in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van, in dit geval de BIG-geregistreerde, een klassieke beoordelingsmethode op haar plaats is. Denk aan taakdelegatie waarin steeds stappen worden gemaakt. Als een werknemer voorbehouden handelingen of niet-voorbehouden handelingen uitvoert namens de werkgever, die soms niet in de ruimte zelf aanwezig is, vergt dat een nauwe afstemming. Binnen de mondzorg is de orthodontie al ver met het delegeren van behandelingen. Dat vereist het volgen van strikte werkwijzen en procedures, maar ook wederzijdse afstemming op de millimeter. Dit bereikt men enkel door goede, efficiënte communicatie, maar ook door de lijnen kort te houden en de ruimte voor eigen oordeelsvorming te beperken. Beoordeling middels een wat schoolse beoordelingsmethodiek is dan op haar plaats.

Beoordelingsinstrument
Als je kiest voor beoordelen op de traditionele manier, gebruik dan voor elke functie een vast beoordelingsformulier. Een voorbeeld daarvan zie je hiernaast. Je bepaalt ten eerste welke competenties* belangrijk zijn voor de functie of voor jouw praktijk. Welke talenten en kwaliteiten moet de ideale stoel- of balie assistent bezitten? Wees je ervan bewust dat je door deze kwaliteiten te kiezen, je het streefdoel van je assistenten definieert. Bedenk ook dat de volgorde en het gewicht van deze kenmerken veelzeggend is. Persoonlijk vind ik het opmerkelijk dat er bij stoel-assistenten weinig aandacht is voor de handvaardigheid, de fijne motoriek. De souplesse en het “in de vingers hebben” van de tandheelkundige handeling-en zijn even belangrijk als theoretisch vakkennis of communicatieve vaardigheden. Voor een baliekracht geldt juist weer dat schriftelijke communicatievaardigheden veel gewicht hebben, voor een stoelassistent is dat eigenlijk niet zo belangrijk.

Door een beoordelingsformulier te gebruiken, zorg je enerzijds ervoor dat ieder personeelslid naar dezelfde criteria wordt beoordeeld, en anderzijds is het een mooi middel om de jaarlijkse vooruitgang bij te houden. Niets stimuleert werknemers meer dan het boeken van vooruitgang. Maar ook een gebrek aan vooruitgang is hierdoor te signaleren. Je kunt dit vervolgens samen bespreken en een plan maken.

Zzp’ers beoordelen?
Met zzp’ers heb je geen arbeidsrelatie en ook geen gezagsverhouding. Betekent dit dan dat beoordelingsgesprekken niet mogelijk zijn? Het is inderdaad niet aan een praktijkhouder, -manager of collega zorgverlener om een oordeel te vormen over het functioneren van een zelfstandig werkende zorgverlener. Er wordt evengoed wel samengewerkt, en samenwerking vereist afstemming. Bovendien volgt uit de modelovereenkomsten van de Belastingdienst** dat zzp’ers zich moeten houden aan de regels en procedures die in de praktijk gelden om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Wanneer een zzp’er zich niet aan deze procedures houdt, ook niet na een herinnering daartoe, dan is de zzp’er in gebreke, doordat hij of zij de overeenkomst niet nakomt. Dit kan reden zijn de overeenkomst op te zeggen. Dit is natuurlijk geen aantrekkelijke route. Je voorkomt dit door te zorgen voor regelmatige afstemming zodat de verstandhouding goed blijft en de wederzijdse verwachtingen nog passend zijn. De titel functionerings- of beoordelingsgesprek is dan misschien niet van toepassing en competenties worden niet beoordeeld, maar in een evaluatiegesprek gezamenlijke doelen stellen bevordert de samenwerking en de prestaties.

Adviezen en praktische tips
Nodig je personeel ten minste twee weken van tevoren per email uit voor de gesprekken. Schrijf daarin wat er besproken wordt, voeg eventueel een beoordelingsformulier toe, en nodig uit om bespreekpunten aan te dragen. Bedenk dat voor veel werknemers functionerings- of beoordelingsgesprekken spannend zijn. Door de stress is het menselijk brein vooral gespitst op het negatieve, ofwel het eventuele “gevaar”. Te veel nadruk op “verbeterpunten” kan juist demotiverend werken, en dan schiet het gesprek haar doel voorbij. Bedenk ook altijd wat je met het gesprek wil bereiken, volg negatieve feedback meteen op door een verbeter- of actieplan. Arbeidsrechtelijk is het aan de werkgever om een training aan te bieden indien onvoldoende presteren een gevolg is van een gebrek daaraan. Blijf bij de uitvoering daarvan betrokken en laat je medewerker jouw oprechte steun en betrokkenheid voelen. Dat zorgt ervoor dat zij ook betrokken zijn en blijven bij jou en de praktijk. En dat ze gemotiveerd blijven. Vaak wordt aangeraden verbeterpunten af te spreken volgens de SMART-methode. Afspraken moeten dan specifiek zijn, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Zo voorkom je dat een wens voor de toekomst blijft bij een loos voornemen zonder daadwerkelijk resultaat. In geval van ondermaats functioneren, geldt nog meer dat de inhoud en de afspraken schriftelijk moeten worden vastgelegd en zorgvuldig in het personeelsdossier worden opgeslagen. Is er sprake van ernstig disfunctioneren, dan is een verbetertraject aan de orde, maar dat gaat de reikwijdte van dit artikel te buiten. Laat de praktijkmanager een verslag van het gesprek maken. Het is gebruikelijk een werknemer te vragen het verslag van het gesprek te tekenen. Zelf nodig ik ook altijd uit om een eventueel weerwoord toe te voegen aan het verslag of aan het dossier. Weigert een werknemer te tekenen, dan raad ik aan daar geen probleem van te maken, stuur het verslag per email en ga vooral in gesprek hierover. Een goed gesprek, welk label je er ook aan hangt of in welke vorm je deze ook giet, heeft als doel je werknemer te helpen ontwikkelen en gemotiveerd en betrokken te houden. Houd dit doel steeds voor ogen, houd een open en nieuwgierige houding en bespreek eventuele verbeterpunten totdat er een plan is dat door beide partijen wordt dragen. Zo haal je het maximale uit de gesprekken en geven ze een boost aan de kwaliteit van je zorgverlening en de betrokkenheid van je medewerkers.

Valesca Nederlof, is jurist en voormalig advocaat. Daarnaast was zij praktijkmanager in een mondzorgonderneming. Hierdoor weet zij goed wat er komt kijken bij het managen van een mondzorgonderneming.Tegenwoordig werkt zij als HR-adviseur bij Dental Care Professionals. Als zodanig komt zij regelmatig in mondzorgpraktijken om te helpen met het voeren van functioneringsgesprekken.