Als praktijkmanager vervul je een rol tussen de praktijkhouder en het team. De praktijkhouder geeft aan hoe hij of zij bepaalde zaken geregeld wil hebben en jij communiceert dat richting de medewerkers. Daarbij wil je het voor beide partijen zo goed mogelijk doen. Echter, kan er door allerlei omstandigheden ruis ontstaan in dit traject, wat voor druk van zowel boven- als onderaf zorgt. De zogenaamde sandwichpositie. Dat hoeft niet altijd vervelend te zijn, het hoort ook bij de functie, maar in sommige gevallen kan het stress opleveren en je werkzaamheden negatief beïnvloeden.
Hoe ontstaat de sandwichpositie?
Je kunt in een sandwichpositie terechtkomen wanneer je bijvoorbeeld als assistent doorgroeit naar praktijkmanager. Deze functiewisseling zal voor iedereen een omschakeling zijn. Je neemt taken van de praktijkhouder over en waar je voorheen onderdeel was van de medewerkers ben jij nu degene die het team moet aansturen. Een extern aangetrokken praktijkmanager kan ook in deze positie terechtkomen, zeker als het om een nieuwe functie gaat. Het team krijgt immers een andere leidinggevende en de praktijkhouder moet voor het eerst taken uit handen geven.
Naast verandering van functie, die voor andere verhoudingen binnen het team zorgt, kan ook de manier van communiceren een rol spelen bij het ontstaan van de sanwichpositie. Bijvoorbeeld wanneer je het team niet tijdig informeert, niet helder is wat precies de bedoeling is en je alleen naar het eindresultaat toewerkt en onvoldoende oog hebt voor de route die je met z’n allen moet afleggen.
Wat kun je eraan doen?
Allereerst moet voor iedereen duidelijk zijn wat de taken en bevoegdheden van de praktijkmanager zijn. De praktijkhouder draagt bepaalde verantwoordelijkheden over aan de manager, waarbij het belangrijk is dat hij/ zij die ook echt loslaat. Wat je vaak ziet is dat praktijkhouders het lastig vinden om zaken uit handen te geven aan een praktijkmanager en toch zelf nog de controle willen houden.
Verder moet je als praktijkmanager af van het idee dat iedereen jou leuk moet vinden. Sommige beslissingen of mededelingen zijn nu eenmaal minder positief. Dan is het aan jou om boven het team te staan en toch datgene te zeggen wat gezegd moet worden. Als duidelijk is wat jouw rol is en wat jouw taken zijn dat zal dit alleen maar duidelijkheid scheppen.
Merk je toch dat je in een sandwichpositie terechtkomt ga dan voor jezelf na wat de oorzaak is. Vraag de praktijkhouder en/of het team wat zij van jou nodig hebben om veranderingen voor iedereen zo goed mogelijk door te voeren. Door in gesprek te gaan merk je al snel wat er mis is en kun je zaken bijsturen.
Iets doorvoeren waar je niet achter staat
Allereerst geef je dit duidelijk onderbouwd aan bij de praktijkhouder. Je kunt van mening en inzicht verschillen, daar is niks mis mee, mits je er samen goed over praat. Mocht dat niks opleveren – sta je er nog niet helemaal achter – dan is het belangrijk om na te gaan of dit jou belemmert in de uitvoering. Is dat het geval dan moet je je afvragen of jij er echt alles aan hebt gedaan om het uit te voeren idee om te buigen. Is dat het geval dan kun je het met opgeheven hoofd doorvoeren en bij weerstand in het team goed aangeven dat jij er alles aan hebt gedaan maar dat dit de beslissing is.
Uit de praktijk
Op 21 mei aanstaande ga ik tijdens het Praktijkmanagers Event met Alexander Tolmeijer in gesprek over de rol van de praktijkmanager. Alexander is – voor degene die hem nog niet kent – een tandarts/ praktijkhouder, jurist, verbonden aan Dentiva en vele jaren actief geweest binnen het KNMT. Om een kleine impressie te geven heb ik hem al een aantal vragen voorgelegd over de voor- en nadelen van een praktijkmanager en gevraagd of hij de sandwichpositie herkent.
Hoe belangrijk is een praktijkmanager voor jou?
“Cruciaal, ik moet er niet aan denken om geen praktijkmanager te hebben. Een grotere praktijk is tegenwoordig een klein bedrijf dat je als praktijkhouder en tandarts niet kunt runnen zonder praktijkmanager.
Herken je de sandwichpositie?
“Ik herken het uit het verleden, maar dat hebben we toen intern aangepakt. Het komt vooral voor wanneer een medewerker doorgroeit naar de functie van praktijkmanager en de positie inneemt van een ‘baas’. Dat is lastig naar de andere medewerkers toe. Voor een praktijkhouder is het weer lastig om verantwoordelijkheden over te dragen aan een praktijkmanager. Op die manier creëer je een sandwichpositie. Zodra een medewerker doorgroeit naar praktijkmanager moet je hem of haar zelfstandig laten werken en zelf beslissingen laten nemen zonder constant te moeten overleggen. Vooraf moeten de praktijkhouder en -manager goede afspraken maken welke beslissingen wel en niet zelfstandig genomen kunnen worden.”
Wat zijn de nadelen van een praktijkmanager volgens jou?
“Voor mij zitten er geen nadelen aan een praktijkmanager. Het kan echter lastig zijn om een samenwerking aan te gaan wanneer je het voorheen alleen deed. Ook moet je kunnen delegeren als praktijkhouder, je moet een stukje loslaten. Zo verlies je wat controle en er kan wat communicatieruis ontstaan als je met z’n tweeën leidinggeeft.”
Wat zijn de voordelen?
“Tijdwinst voor de praktijkhouder! De manager kan veel meer aandacht geven aan het team en zal ervoor zorgen dat de kwaliteit van de praktijk wordt verbeterd. Een praktijkmanager mag trots zijn op zichzelf, geef als praktijkhouder hem of haar ook dat gevoel en spreek je vertrouwen uit. Het is belangrijk dat je staat voor wat je zegt en doet. Blijf ontwikkelen en steek hier als praktijkhouder voldoende tijd, geld en energie in.”
Ook Alexander Tolmeijer herkent de sandwichpositie, zag waardoor dit werd veroorzaakt en heeft het intern goed opgelost. Zo houdt een praktijkhouder zijn ‘bedrijf’ goed draaiende met een tevreden team en praktijkmanager. Want tenslotte heb je elkaar nodig om tot een goed eindresultaat te komen.
Marenka Franke is praktijkmanager bij Centrum voor Mondzorg Rhenen en docent bij Dental Best Practice.