Inkopen, dat is het échte onderwerp waar we het over gaan hebben. Inkopen is eigenlijk een echt vak. Er zijn opleidingen voor en grotere organisaties hebben niet alleen inkopers in dienst, maar zelfs verschillende soorten inkopers. En daar sta je dan, als praktijkmanager waarvan verwacht wordt dat je naast alle andere taken toch ook wel eens eventjes de allerbeste inkoopvoorwaarden gaat regelen (véél korting!).
Maar als je als doel hebt om korting te regelen, maak je jezelf afhankelijk van de leverancier. Feitelijk vraag je of je -alsjeblieft- betere voorwaarden mag en een goede accountmanager heeft dan allerlei argumenten beschikbaar waarom de huidige voorwaarden écht niet veel beter kunnen.
Spoedcursus professioneel inkopen
Je had het al door: inkopen bestaat dus niet uit het jaarlijkse gesprek met die alleraardigste accountmanager die altijd klaarstaat voor de praktijk. Nee, inkopen is het rationeel selecteren van het beste aanbod. Dit hoeft niet per definitie bij de huidige leverancier te zijn.
Stap 1: Specificeren
Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waar het in te kopen product of dienst aan moet voldoen. In het dagelijkse werk wordt vaak de term ‘PvE’ (Pakket van Eisen) gebruikt.
Een pakket van eisen is in feite niet meer dan een genummerde lijst met wensen en eisen die de praktijk stelt aan het product of de dienst. Dit is overigens niet alleen gebaseerd op prijs, maar ook op service en kwaliteit.
Selecteren
Nu begint het echte werk pas. Er moet een leverancier geselecteerd worden. Door wat onderzoek te plegen (online of bij collega-praktijkmanagers) kan je drie tot vijf partijen selecteren en uitnodigen een offerte uit te brengen op basis van het PvE.
TIP: Nodig (als dit gewenst is door de praktijk) de huidige leverancier ook altijd uit om deel te nemen aan het inkooptraject. Het kan best voorkomen dat zij uiteindelijk het beste aanbod presenteren, waardoor de praktijk zonder veel onrust toch veel betere voorwaarden krijgt.
Wat belangrijk is bij het opvragen van de offertes is dat je eist dat alles een ‘open begroting’ moet zijn. Oftewel: geen all-in prijzen, maar alle onderdelen die de prijs bepalen dienen apart benoemd te worden.
Vergelijking
Een vergelijkingsmatrix is een hulpmiddel om appels met appels te vergelijken. De matrix is een kopie van het Pakket van Eisen, maar dan met drie kolommen waarin de antwoorden van de leveranciers worden overgenomen vanuit hun ingevulde PvE en offerte. Op deze manier dwing je jezelf om écht goed zuiver alles met elkaar te vergelijken.
Contracteren
Ja, nu mag het! Korting vragen. Of eigenlijk: onderhandelen met de leverancier die het beste aanbod heeft ingediend. Vanzelfsprekend zal het aanbod dat is uitgebracht al behoorlijk goed zijn, dus zie deze stap meer als de puntjes op de ‘i’ zetten. Ook wordt in deze fase het contract opgesteld en getekend.
TIP: Als praktijk kan je ook eigen inkoopvoorwaarden gebruiken om niet van iedere leverancier automatisch de verkoopvoorwaarden te accepteren*.
Samengevat
Het is slim om je als praktijkmanager sterk en onafhankelijk op te stellen als inkoper. Door zelf de regie te nemen en op basis van een pakket van eisen meerdere leveranciers te benaderen, zal de praktijk vrijwel altijd een beter inkoopresultaat behalen dan bij een jaarlijkse onderhandeling met de eigen leverancier.
Michael Joosen is directeur van Heertjes en Voorpraktijken. Heertjes (heertjes.nl) ondersteunt praktijken o.a. bij inkoopvraagstukken rondom nieuwbouw, verbouw en verhuizingen. Voorpraktijken (voorpraktijken.nl) is een verzameling besparende collectieven, speciaal gericht op (para)medische praktijken. Voorpraktijken organiseert daarnaast ledenvoordelen als partner van de ANT, de KNMT, de Branchevereniging Tandtechniek en Dierenartsencoöperatie Dactari.