De specialisatie in implantologie biedt tandartspraktijken in Nederland niet alleen de mogelijkheid om hun zorgaanbod uit te breiden, maar ook om patiënten hoogwaardige zorg te bieden. Het succesvol integreren van implantologie in jouw praktijk vereist echter een doordachte aanpak. Hier zijn enkele aandachtspunten die je kunnen helpen bij een vlotte implementatie.
1. Protocollen en standaarden
Het opstellen van heldere protocollen is es-sentieel om consistentie en kwaliteit te waarborgen. Zorg ervoor dat alle stappen in het implantatieproces, van intake tot nazorg, gedocumenteerd zijn. Dit helpt niet alleen bij interne communicatie, maar versterkt ook de patiëntveiligheid en zorgt voor naleving van de regelgeving. Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden van software, zoals het inzetten van standaardteksten (dossierteksten), waarmee met slechts enkele invoer een volledige tekst kan worden gegenereerd. Overweeg om te werken volgens de richtlijnen van beroepsverenigingen, zoals de KNMT of de NVOI. Abonneer je op de nieuwsbrieven om op de hoogte te blijven van wetswijzigingen, zoals die per april 2024: de registratieplicht en de beperkte aanleverplicht van informatie bij het toepassen van humaan lichaamsmateriaal (implanteren met bloedafname).
Tip: Evalueer je protocollen jaarlijks en betrek het team in het proces om ze up-to-date en praktisch toepasbaar te houden. Bespreek de veranderingen in het protocol in een (de)briefing of een vergadering.
2. Communicatie met patiënten
Implantologiebehandelingen kunnen complex en kostbaar zijn, wat onzekerheid bij patiënten kan veroorzaken. Heldere en empathische communicatie is cruciaal. Geef tijdens het consult duidelijke uitleg over de behandeling, kosten, nazorg, doorlooptijd en vraag naar de verwachtingen. Gebruik visuele hulpmiddelen, zoals voorbeeldmodellen, animaties of 3D-scans om patiënten meer inzicht te geven. Stel standaard begrotingen op met een geldigheidsdatum, bijvoorbeeld over drie maanden, en neem een mogelijke afwijking in de begroting van 10% op. Controleer de begroting, bijvoorbeeld met tools zoals ZorgSom of Pien, om inzicht te krijgen in de mogelijke vergoedingen van de verzekering.
Tip: Stel (digitale) folders beschikbaar die patiënten thuis kunnen doornemen. De folders van mijn praktijk in Amersfoort T.X. de Jong Tandzorg zijn te downloaden op www.txdejong.nl/implantologie-en-prothetiek/folders-implantologie-en-prothetiek/
3. Declaraties en vergoeding
Declareren van implantologiebehandelingen vanuit de basiszorg (edentate kaak) vereist nauwkeurigheid. Verzamel informatie van de patiënt, maak röntgen-foto’s en lichtfoto’s van de omslagplooi en de protheses, zodat de aanvraag voor vergoeding snel en efficiënt kan worden ingediend. Iedere zorgverzekeraar hanteert eigen maximale techniek- en materiaalkosten per werkstuk. Werk de eerste keren samen met een ervaren praktijkmanager of externe consultant om te zorgen dat declaraties voldoen aan de eisen van zorgverzekeraars.
Tip: Bij het achterhalen van de maximale vergoedingen per verzekering speelt ook de vraag of de praktijk een contract met de betreffende verzekeraar heeft. Overzichten per verzekering zijn te vinden op de website van ZorgSom: https://www.zorgsom.nl/documenten-bank/
4. Medicatie en voorschriften
Implantologie brengt vaak medicatie met zich mee, zoals antibiotica of pijnstillers. Zorg ervoor dat het team volledig op de hoogte is van de meest recente richtlijnen over medicatiegebruik en interacties. Werk nauw samen met apotheken om eventuele fouten te voorkomen.
Tip: Creëer een standaardlijst met voorschriften voor veelvoorkomende situaties en zorg dat deze toegankelijk is voor het team. Voorzie het recept met informatie over gebruik van medicijnen. Overweeg om het recept direct naar de apotheek van de patiënt te mailen met de patiënt in cc.
5. Nazorg als sleutel tot succes
Nazorg is een cruciaal onderdeel van implantologie. Regelmatige controles, mondhygiëne-instructies en een duidelijke nazorgplanning verbeteren niet alleen het resultaat, maar ook de patiënttevredenheid.
Tip: Plan standaard nazorgafspraken in, bijvoorbeeld na een dag, een week en een maand na de implantatie en bied patiënten een direct aanspreekpunt bij vragen of complicaties (bijvoorbeeld de implantologie assistent).
6. Efficiënte planning en logistiek
Implantologiebehandelingen vereisen zorgvuldige planning vanwege de complexiteit en benodigde apparatuur. Wijs één verantwoordelijke aan voor de bestellingen van implantologie: de implantaten, abutments, chirurgische sets en benodigdheden. Gebruik een geavanceerd planningssysteem om de logistiek van afspraken, apparatuur en personeelsbezetting te stroomlijnen.
Reserveer tijdsblokken voor implantologie om verstoringen in de algemene praktijkplanning te minimaliseren en de gewenste aantallen per jaar in te kunnen plannen. Overleg (in het begin) vooraf met de tandtechnieker over positie implantaat, afdruk- of scanposts, de vormgeving, het type abutment, het vastschroeven of cementeren van de suprastructuur.
Tip: Richt een ‘tray systeem’ in met transparante (stapel)bakken waarin de benodigdheden per operatie kunnen worden klaargelegd. Dit kan de (omloop) assistent de dag ervoor al doen waardoor de flow makkelijker is op de dag zelf. Investeer in sterilisatiecontainers (in plaats van doeken) en sterilisatie cassettes (baskets) voor milieu, opslagruimte en overzicht. Werk met (kleur)labels om de verschillen in boxen duidelijk aan te geven.
7. Inwerken van personeel
Het succes van implantologie in jouw praktijk hangt sterk af van een goed opgeleid team. Zorg voor uitgebreide training voor tandartsen, assistenten en receptionisten. Bied een (externe) cursus aan of laat het team observeren bij een ervaren implantoloog. Maak een filmpje bij het inwerken. De trainee kan de opname terugkijken en een toekomstige trainee kan het inwerkfilmpje vooraf aan het inwerken bekijken. Heb foto’s van de cassettes (trays) per operatie binnen handbereik, zodat iedere assistente de cassette volledig inricht en de implantoloog niet misgrijpt.
Tip: Laat de implantoloog defect instrumentarium (boren) gelijk na de operatie zelf verwijderen, zo kan het missend instrumentarium aangevuld worden vooraf aan sterilisatie.
Conclusie
Specialisatie in implantologie is een waardevolle stap voor tandartspraktijken, mits goed voorbereid en uitgevoerd. Door aandacht te besteden aan protocollen, communicatie, nazorg en personeelsontwikkeling, kun je niet alleen de kwaliteit van zorg verhogen, maar ook jouw praktijk onderscheiden en je werkplezier verhogen. Neem de tijd om jouw processen te evalueren en te optimaliseren.
Caroline Cuppens is bedrijfskundige, mede-eigenaar bij T.X. de Jong Tandzorg in Amersfoort, docent en auteur van het boek ‘Management in de Mondzorg’.