In een drukke tandartspraktijk is het essentieel dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat de tandarts en assistentes zich op hun patiënten kunnen richten. De omloopassistente speelt hierin een belangrijke rol door de sterilisatie en het onderhoud van apparatuur en instrumenten te verzorgen. Of het nodig is om een omloopassistente aan te nemen, hangt af van factoren zoals de grootte van de praktijk, specialisaties en werkdruk. In dit artikel worden de belangrijkste overwegingen besproken voor het wel of niet inschakelen van een omloopassistente.
Een omloopassistente of sterilisatie-assistente is verantwoordelijk voor het steriliseren en onderhouden van alle instrumenten en apparatuur in de praktijk om de hygiëne te waarborgen. Ze heeft de functie om het ‘achter de schermen’ op orde te brengen. Hoe meer ervaring, hoe efficiënter de praktijk zal lopen. Het besluit om een omloopassistente aan te nemen, doe je op basis van verschillende factoren: de omvang van de praktijk, de aanwezige specialisaties, de groei van de praktijk en eventuele uitval van een teamlid.
Als de praktijk meer kamers gaat gebruiken of de openingstijden worden verruimd, kan de assistente in opleiding eerst de functie van omloopassistente vervullen. Dan ligt de nadruk nog niet op het assisteren en leert ze de instrumenten kennen. Iemand die de sterilisatie goed kan uitvoeren is waardevol voor de praktijk.
Als er in de behandelkamers met een hoog tempo gewerkt wordt, dan kan het waarborgen van de kwaliteit een uitdaging zijn. Een omloopassistente kan helpen bij het klaarleggen van de juiste instrumenten en het op tijd wisselen van de kamer, zodat de tandarts en/of assistente zich volledig op de patiënt kan richten. Als de assistente gedelegeerde handelingen heeft om uit te voeren (anesthesie, uitleg geven na extractie, scannen), komt het de kwaliteit ten goede als zij zich op de patiënt en diens behandeling kan focussen en een omloopassistente zich richt op de hygiëne, het onderhouden van de apparaten, het aanvullen van de materialen, het klaarzetten van de scanner, het invullen van de techniekbon en dergelijke. Gaat de praktijk door een periode van verandering – zoals het aanvragen van een HKZ-certificering of het invoeren van nieuwe software – dan is er veel werk te verzetten. Een omloopassistente kan daarin bijdragen.
Ook financiële afwegingen spelen mee. Heeft de praktijk zo veel patiënten dat het zin heeft om minder tijd per behandelafspraak in te plannen zodat er meer patiënten gezien kunnen worden in dezelfde tijd, dan zijn de kosten van de omloopassistente te verantwoorden. Bij ziekte of verzuim kan een omloopassistente ingezet worden als assistente; de overige assistentes hoeven dan niet een dag extra in te vallen en de agenda hoeft niet te worden omgebeld.
Redenen om wel of niet een omloopassistente aan te nemen
Het is verstandig om een omloopassistente te hebben als:
- De praktijk binnen 3 maanden gaat groeien
- Er een volle agenda is
- Er gemiddeld één of geen niet-nagekomen afspraken (P)PA zijn per dag
- De praktijk meer dan 25 medewerkers heeft
- De praktijk minimaal 6 kamers heeft
- Het ziekteverzuim hoger is dan 3%
- De tandartsen 7 weken of minder per jaar vrij nemen
- De praktijk een specialisatie aanbiedt (bijvoorbeeld chirurgie, implantologie)
- De praktijk een specifieke doelgroep bedient (bijvoorbeeld gehandicaptenzorg)
Het is niet nodig om een omloopassistente te hebben als:
- De praktijk binnen 3 maanden gaat krimpen
- Er meer dan 30 minuten per dag leeg blijft in de agenda
- Er meer dan 2 niet-nagekomen afspraken (P)PA per dag zijn
- De praktijk minder dan 25 medewerkers heeft
- De praktijk minder dan 6 kamers heeft
- Het ziekteverzuim 3% of minder is
- De tandartsen meer dan 7 weken per jaar vrij nemen
Hoe hoger iets in een van deze opsommingen staat, hoe zwaarder het meeweegt. Als je groeit, moet je personeel inwerken en kan een omloopassistente je de benodigde ruimte daarvoor bieden. In mijn ervaring is de kans dat er een personeelslid opzegt of ziek is groter wanneer je meer dan 25 mensen in dienst hebt. Als de agenda niet vol is, kan de omloop in die ‘verloren tijd’ gedaan worden door de assistente. Maar als de omloopassistente de zieke assistente gaat vervangen, wie doet dan de omloop? Maak daar van tevoren afspraken over: gaat de manager of de receptioniste dan bijvoorbeeld inspringen? Mag het werk blijven liggen tot de volgende dag? Moet iedereen even overwerken om de omloop gedaan te krijgen?
Als er een tandarts is die alle schoolvakanties vrij neemt, dan is een omloop wellicht niet nodig. Maar als de assistente van die tandarts ook als preventieassistente (PA) werkt tijdens die vakanties en een volle preventieagenda kan draaien, dan is het wel verstandig om een omloopassistente te hebben.
Als de assistentes aangeven dat de werkdruk te hoog is en om een omloopassistente vragen, is het belangrijk dat de werkdruk gemeten wordt. Werkdruk is voor mij geen (eerste) reden om een omloopassis-tente aan te nemen. Inventariseer welke processen efficiënter kunnen worden opgezet. Denk aan welke administratieve taken gestandaardiseerd kunnen worden in de software, of duidelijk is welke taken prioriteit hebben, of de tandarts vaak uitloopt, wan-neer de assistente de kamer uit kan om de sterilisatie te doen, of er takenlijsten zijn die elke week worden nagelopen (vullen etsspuitjes, articulatiepapier knippen, Duraphat-spuitjes vullen) etcetera. Zo kan de assistente niet misgrijpen tijdens het assisteren.
Caroline Cuppens is bedrijfskundige, bachelor in de zorg, spreker, adviseur, docent, mede-eigenaar van T.X. de Jong Tandzorg in Amersfoort en auteur van ‘Management in de Mondzorg’, te verkrijgen via www.txdejong. nl/Management. Het bovenstaande artikel komt uit dit boek.