Wanneer we iets vertellen, willen we graag begrepen worden. Vaak denken we ook dat dat zo is, zeker als wat we vertellen voor ons heel simpel lijkt. Toch blijkt bij navraag regelmatig dat dit niet altijd het geval is. Dat kan leiden tot vervelende situaties die vaak eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden. Hieronder vind je een aantal inzichten en tips om je boodschap zo begrijpelijk mogelijk over te brengen.
Begrijpen wat je zelf vertelt
Allereerst is het belangrijk dat je zelf goed begrijpt wat je vertelt. Dit kan gaan om iets kleins, zoals een verandering in het doorgeven van verlofuren, maar ook om grotere veranderingen, zoals de implementatie van een nieuw computersysteem.
Wanneer je begrijpt waarom iets wordt toegepast en wat de meerwaarde is voor het team of de praktijkeigenaar, zal je boodschap automatisch duidelijker overkomen. Bij alles wat je wilt overbrengen is het essentieel dat je zelf inzicht hebt in het waarom en hoe. Als dit voor jou helder is, zul je merken dat je je boodschap met meer zelfvertrouwen brengt en steviger in je schoenen staat. Dit helpt ook bij hoe jouw boodschap wordt ontvangen.
Ook bij het geven van feedback aan een medewerker is het belangrijk dat je goed kunt onderbouwen wat er anders moet. Door gebruik te maken van concrete feiten en duidelijke voorbeelden, maak je voor de ander inzichtelijk wat je bedoelt.
Begrijpen wat je overbrengt
Wanneer jij begrijpt wat je wilt uitdragen, is het belangrijk dat jouw medewerker(s) ook begrijpt wat je zegt. Een goede voorbereiding helpt daarbij. Dat kan variëren van een paar steekwoorden bij iets kleins tot een uitgebreider verslag bij grotere onderwerpen.
Een aantal aandachtspunten:
- Werk met voorbeelden of afbeeldingen om je verhaal te verduidelijken
- Vertel alleen feiten
- Geef duidelijk het “waarom” aan
- Stel tussentijds de vraag of mensen begrijpen wat je bedoelt en of er vragen zijn
- Let op je houding en praat rustig •Let ook op de houding van anderen en speel daarop in
- Vraag na afloop of de ander in eigen woorden kan herhalen wat er is gezegd
Op deze manier controleer je of jouw boodschap goed en duidelijk is overgekomen.
Begrijpen wat de ander bedoelt
Ook voor jezelf kan het een uitdaging zijn om een ander goed te begrijpen. Daarom is het belangrijk om hier bewust mee om te gaan. Enkele tips:
- Luister aandachtig en onderbreek de ander niet
- Laat de ander uitpraten
- Herhaal in je eigen woorden wat er is gezegd
- Denk aan ANNA (altijd navragen, niet aannemen)
- Denk aan NIVEA (niet invullen voor een ander)
Je kunt het onderwerp ‘begrijpen’ ook breder trekken binnen de praktijk en dit bijvoorbeeld bespreken tijdens een werkoverleg. Het is namelijk belangrijk dat behandelaren zich bewust zijn van hoe essentieel het is dat zij goed begrepen worden door de patiënt, bijvoorbeeld bij het bespreken van een behandelplan of het geven van uitleg. Ook voor baliemedewerkers, receptionisten en backofficemedewerkers is het van belang dat zij de mensen die zij te woord staan goed begrijpen.
Kortom, het is belangrijk dat iedereen zich ervan bewust is dat elkaar begrijpen niet vanzelfsprekend is, hoe eenvoudig de boodschap ook lijkt.
Hopelijk heb jij mijn boodschap en tips begrepen!
Marenka Franke is praktijkmanager bij Centrum voor Mondzorg Rhenen.