Sinds 2016 is het verplicht om – als onderdeel van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) – een Veilig Incident Melden (VIM) procedure te hebben in de praktijk. Wat is eigenlijk een incident, waarom moet je het registreren en welke verbeterpunten volgen daaruit?
Bij een incident is er iets gebeurd dat betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg, waardoor een cliënt schade heeft opgelopen, had kunnen oplopen of nog kan oplopen. Een incident is een specifieke gebeurtenis of situatie die afwijkt van de norm. Wanneer die schade ernstig of fataal is, is er sprake van een calamiteit. In dit geval is melding bij de IGJ verplicht.
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) stelt dat incidenten binnen de praktijk moeten worden geregistreerd. De IGJ zal bij een bezoek kijken naar het aantal meldingen binnen de praktijk. De IGJ controleert hoe het incident is geregistreerd en afgewikkeld, hoe het incident gecommuniceerd is met het team en of er na het incident aanpassingen in protocollen, huisregels en praktijkcultuur zijn doorgevoerd. Het is dus belangrijk om deze procedure goed te structureren en inzichtelijk te maken.
Voorbeelden van incidenten zijn:
- De boor raakt de mondbodem.
- De ets komt in het oog van de patiënt.
-
De anesthesienaald brak af omdat het patiëntje zijn hoofd plots heftig wegdraaide.
-
Er is een chloordruppel op de kleding gevallen.
-
De patiëntgegevens zijn naar een verkeerd adres gegaan (op straat komen te liggen).
-
De patiënt kreeg een voorschrift voor amoxicilline, waar hij allergisch voor is.
-
De patiënt valt over een snoer.
-
Er is een verkeerde kies getrokken.
-
De patiënt heeft een handvijl (die gebruikt wordt bij een zenuwkanaalbehandeling) ingeslikt.
-
De tong is beschadigd doordat de afzuiger tegen het scalpel is gekomen en die de tong heeft geraakt.
-
Er is een volwassen dosis straling gebruikt bij het maken van een röntgenfoto bij een zevenjarige.
Via het Veilig Incident Melden (VIM)-systeem kunnen medewerkers in de gezondheidszorg incidenten (anoniem) melden met als doel de veiligheid en kwaliteit van de zorg te verbeteren. Neem daarom het VIM-systeem op in het personeelshandboek.
Het verplicht intern registreren van incidenten is erop gericht om de praktijk aan te moedigen om van het incident te leren en de zorg te verbeteren. Bij het melden van het incident of bijna-incident is het invullen van een intern digitaal standaardformulier de manier om (anoniem) meldingen te kunnen doen. Het formulier is voor iedere collega toegankelijk.
Na het melden en registeren van het incident, is het belangrijk om te analyseren hoe het incident voorkomen had kunnen worden. Vervolgens worden de verbeterpunten genoteerd.
Mogelijke verbeterpunten na een analyse zijn:
- Het protocol vereenvoudigen;
- Apparaten vervangen;
- Apparaten beter onderhouden;
- Medewerkers beter inwerken;
- De collega’s elkaars werk laten controleren.
Na het kiezen van de gekozen verbeterpunten, is de volgende stap om het team op de hoogte te brengen van de veranderingen en deze door te voeren in de werkprocessen, folders en overige informatiebronnen.
De inspectie wil zien dat er wordt gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Zorg er daarom voor dat de verbeteringen aantoonbaar zijn, bijvoorbeeld door schriftelijk vast te leggen dat het incident en de verbeteringen tijdens een vergadering zijn geëvalueerd, en laat alle medewerkers het verslag ondertekenen.
Caroline Cuppens is praktijkmanager en mede-eigenaar bij T.X. de Jong Tandzorg in Amersfoort en docent bij Dental Best Practice. Dit artikel is afkomstig uit haar boek ‘Management in de mondzorg’ dat verkrijgbaar is via www.txdejong.nl.