Het Paroprotocol is een belangrijk onderdeel in iedere reguliere tandartspraktijk, ook als er geen mondhygiënist werkzaam is. Hoe zorg je als praktijkmanager dat dit protocol goed wordt doorgevoerd, waar moet je op letten en hoe houd je je team hierin scherp. Wat zijn ook de voordelen om paro zoveel mogelijk in de eigen praktijk te behandelen en hoe organiseer je dit?
Om de bovenstaande vragen allemaal goed na te kunnen lopen is het van belang dat er een Paroprotocol aanwezig is. Is dat niet het geval dan is het aan jou als praktijkmanger om hiervoor te zorgen. Dit kan gedaan worden door een mondhygiënist, (paro)preventie assistent of een tandarts. Zij zijn de behandelaars die hiermee te maken hebben en is het goed dat zij dit opstellen. Per praktijk zal er op verschillende manieren een Paroprotocol worden gemaakt, dit heeft betrekking op de aanwezige behandelaars. Wel moet het einddoel hetzelfde zijn, de patiënten worden op de juiste manier behandeld volgens de richtlijnen. Vind jij het lastig om dit te doen dan kan je bij collega’s van andere praktijken een voorbeeld van een richtlijn vragen, zodat je een idee hebt hoe het protocol kan worden opgesteld. Voor jou als praktijkmanager is het ook een idee om contact te leggen met de universiteit. Zij hebben vaak protocollen die je kan gebruiken voor de praktijk.
Bespreek het protocol regelmatig
De behandelaars leggen de PPS vast en van daaruit wordt bekeken waar de patiënt ingepland moet worden om zijn gebit optimaal te laten reinigen. Dan is het voor jou zaak om te weten hoe dit vastgelegd is in het protocol. Neem minimaal één keer per jaar – zijn er tussendoor veranderingen binnen de paro in de praktijk dan zeker ook tussentijds – het Paroprotocol door samen met de behandelaars die hiermee te maken hebben en met de medewerkers van de planning. Bespreek wat er goed gaat maar ook wat er beter kan of misschien veranderd moet worden;
- Verloopt de screening goed?
- Worden de patiënten bij de juiste behandelaars ingepland voor de reiniging?
- Verloopt de planning goed?
- Adviseert iedereen nog de juiste interdentale reinigers, mondspoelmiddelen en tandpasta’s?
- Zijn de informatiebronnen zoals folders, brieven, website en multimedia nog up-to-date?
Dit zijn een aantal zaken die nagegaan kunnen worden. De aandachtspunten kan je meenemen in een overleg. Tijdens het overleg kan je als praktijkmanager ook nagaan of er punten toegevoegd, of veranderd moeten worden. Zo kan iedereen vervolgens weer aan de slag met het protocol. Indien er veranderingen doorgevoerd worden dan is het verstandig om een evaluatie af te spreken om te bekijken of de veranderingen ook goed werken.
Als praktijkmanager houd je ook in de gaten of er bij- of nascholing nodig is voor de (paro)preventieassistenten en mondhygiënisten die in loondienst zijn. Zorg dat de medewerkers kunnen werken volgens de laatste richtlijnen. Voor jou als praktijkmanager ook goed om op de hoogte te blijven van de laatste richtlijnen.
Werk jij in een praktijk met meerdere kamers maar zonder mondhygiënist en/of (paro)preventie assistent, dan is het zeker de moeite waard om met de praktijkeigenaar om de tafel te gaan zitten en te kijken of het haalbaar is om een mondhygiënist aan te trekken. Ook is het investeren in je eigen assistenten door ze op te leiden tot (paro)preventie assistenten zeker de moeite waard. Zo houd je veel behandelingen in de eigen praktijk. Dit wordt door patiënten als zeer prettig ervaren en is een mooi verdienmodel voor de praktijk. Maar misschien nog belangrijker, je houdt het Paroprotocol optimaal zodat doorverwijzingen naar een parodontoloog worden gereduceerd.
Mondhygiënist
Voor het aantrekken van een mondhygiënist is het belangrijk dat zij ook volgens de laatste richtlijnen en met de juiste materialen kan werken. Kijk of er ruimte is in het budget om een mondhygiënist dat te bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanschaffen van een airflow of instructiemateriaal.
Het is lastig om een mondhygiënist te vinden. Hierbij een paar tips die jou misschien kunnen helpen:
- Benader de opleiding mondzorgkunde en vraag of je een advertentie mag plaatsen
- Deel de vacature op social media kanalen waar mondhygiënisten aangesloten zijn
- Benader je eigen netwerk en geef aan dat je een vacature hebt
- Zet de vacature op je website
- Zorg dat zij volgens de laatste richtlijnen kunnen werken met de juiste materialen
Heb je een mondhygiënist aangetrokken dan is het belangrijk het Paroprotocol met hem of haar door te lopen en eventuele wijzigingen door te voeren. Let hierbij ook op de planning, kijk samen met de mondhygiënist hoeveel tijd er ingepland moet worden voor onder andere de intake, initiële behandelingen, paro evaluatie en paro nazorg. Deel alle wijzigingen en de planning vervolgens ook met het team. De tandartsen kunnen gericht verwijzen, net als de (paro)preventie assistenten en de baliemedewerkers en/of backoffice weet wat er ingepland moet worden. Mocht het nodig zijn om de aangebrachte wijziging te evalueren plan dit dan een paar maanden na het doorvoeren in, zo kan iedereen de feedback tijdig doorgeven en kan dit tijdens de evaluatie worden besproken.
Indien er meerdere mondhygiënisten werken in de praktijk dan is het goed dat zij ook onderling overleg houden over het nastreven van het Paroprotocol, het volgen van de juiste bijscholing, het verloop van de behandelingen en tips & trucs die zij onderling kunnen delen om elkaar scherp te houden. Als praktijkmanager kan je dit voor hen organiseren. Let er wel op dat zij na hun overleg notulen verdelen met de besproken punten waar jij en het team mee verder kunnen.
Laten wij er als praktijkmanagers voor zorgen dat de paro in de praktijk goed is geregeld zodat patiënten de zorg krijgen waar zij recht op hebben.
Marenka Franke is praktijkmanager bij Centrum voor Mondzorg Rhenen en docent bij Dental Best Practice.