De zenuwen krijgen van een endo. Dat is toch iets voor de behandelaar, niet voor de praktijkmanager? Dat klopt, als alles loopt zoals het zou moeten lopen. Maar helaas is dit in de praktijk nog weleens anders en kan jij daar als praktijkmanager nog onnodig druk mee zijn. Denk hierbij aan niet of onjuist begroten, tussendoor plannen van endo behandelingen, het uitbesteden aan specialisten met wachtlijsten waar de patiënt niet op kan wachten, de verwachtingen van de patiënt die anders zijn dan de werkelijkheid, te weinig endo motoren. Allemaal zaken die bij jou als praktijkmanager terechtkomen. En dat is prima, want daar ben je praktijkmanager voor, maar hoe leid je dat in goede banen en zorg je ervoor dat je geen brandjes aan het blussen bent?
Om de endododontische behandelingen in de praktijk goed te laten verlopen is het zaak om eerst te kijken waar de knelpunten zitten. Dit kunnen er meerdere zijn die je stuk voor stuk moet aanpakken. Zo behoud je het overzicht en zijn eventuele veranderingen hierin ook voor het team goed te begrijpen.
Begrotingen
Begrotingen kun je standaardiseren. Dit scheelt een hoop tijd en is makkelijk toe te passen voor de behandelaar. Maak met de behandelaar de gewenste standaard begrotingen aan. Houd daarbij wel rekening met het aantal kanalen. Wanneer een patiënt met een pijnklacht komt en er een endodontische behandeling gestart moet worden is het wel fijn dat er een akkoord is. Indien deze mondeling wordt afgegeven zodat de behandeling kan worden gestart, noteer je dit goed in de patiëntenkaart en stuur je altijd nog de begroting na zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Let er dan ook op dat de verrichtingen die al zijn gedaan bij het starten van de behandeling er ook op worden vermeld. Dit alles scheelt een hoop vervelende telefoontjes achteraf.
Planning
Volle agenda’s zijn fijn, daar streven we naar. Maar wanneer er op korte termijn een endodontische behandeling ingepland moet worden en de agenda’s staan al weken vol, dan is dat niet prettig. Dit kan onnodige afspraken tussendoor gaan geven omdat de behandeling nog niet afgerond is. Voor niemand is dat prettig, niet voor de patiënt, niet voor de behandelaar en niet voor degene die de afspraken in moet plannen. Ga hierover met het team in gesprek om te kijken hoe dit op te lossen. Iedereen heeft zijn eigen idee hierover en het belangrijkste is dat het voor de praktijk gaat werken. Uiteraard kan je langer doorgaan in de lunchpauze of na werktijd, maar er zijn ook nog assistenten waar rekening mee gehouden dient te worden. Voor een keer is het niet erg, maar wanneer dit toch met enige regelmaat voorkomt kan dit irritaties gaan veroorzaken. Gedacht kan worden aan het afblokken van tijden in de agenda hiervoor. Zijn een week van tevoren deze blokken nog niet ingevuld dan kan je daarvoor een melding instellen, zodat dit alsnog kan worden ingebeld. Bij volle agenda’s is dat vaak ook zo weer opgevuld. Bekijk per behandelaar/agenda wat wenselijk is hierin. Maak ook een bellijst aan. Wanneer er dan een langere afspraak in de agenda wordt geannuleerd, kan je patiënten bellen om eerder te komen.
Uitbesteden aan specialisten
Om in beeld te krijgen welke endodontoloog er een wachtlijst heeft en wie niet is makkelijk te achterhalen door de praktijken te benaderen en dit na te vragen. Ook goed om te weten hoe hun werkwijze is en hoe zij omgaan met spoed. Dit is in de communicatie naar de patiënt ook prettig. Wanneer een patiënt wordt doorverwezen en erbij wordt vermeld dat er een wachtlijst is dan is de patiënt hierop voorbereid en dat scheelt weer onnodige telefoontjes. Voor de behandelaar is het fijn te weten welke praktijk geen wachtlijst heeft en hoe de procedure is met verwijzen. Ook dit scheelt weer onnodige telefoontjes. Voor de praktijk kan het ook interessant zijn om een tandarts met interesse in endodontologie te gaan ondersteunen met de nodige apparatuur zodat er zo min mogelijk verwezen hoeft te worden. Dit is prettig voor de patiënt en de behandelaar en een mooi verdienmodel voor de praktijk.
Verwachtingen van een patiënt
De verwachting van de patiënt kan anders zijn dan de werkelijkheid. Wanneer een patiënt met een klacht komt waar een endodontische behandeling op volgt, kan de verwachting van de patiënt zijn dat de klachten daarna over zijn. Dit hoeft zeker niet zo te zijn. Wanneer een endodontische behandeling afgerond is en de verwachting van de patiënt is dat er geen ontsteking meer kan komen aan de tand of kies, kan dit eventueel ook voor een teleurstelling zorgen. Dit zijn verwachtingen die van tevoren goed op te vangen zijn door de juiste communicatie en voorlichting mee te geven. Dat scheelt achteraf vervelende telefoontjes en teleurstellingen bij de patiënt.
Planning endo en gebruik van materialen
Wanneer op meerdere kamers gewerkt wordt door verschillende tandartsen, dan is het fijn dat alle materialen aanwezig zijn, ook voor het uitvoeren van een en- dodontische behandeling. Wanneer met een endomotor wordt gewerkt en er is er maar één, of in ieder geval minder dan het aantal kamers, dan kan dat lastig worden wanneer er op hetzelfde tijdstip in meer- dere kamers een endontische behandeling plaatsvindt. Dit is vervelend voor de be- handelaar en de patiënt. Om dit te voorkomen is een investering in materialen zoals endomotoren noodzakelijk. Dat voorkomt ergernis bij iedereen. Een andere oplossing is om endodontische behandelingen niet gelijktijdig in te plannen.
Wanneer je als praktijkmanager alle punten voor endodontologie goed hebt uitgevoerd dan merk je dat je er niet meer de zenuwen van hoeft te krijgen en zo tijd overhoudt voor andere zaken die jouw aandacht nodig hebben.
Marenka Franke is praktijkmanager bij Centrum voor Mondzorg Rhenen en docent bij Dental Best Practice