Interne gastvrijheid
Als tandheelkundige professional begrijp je het belang van gastvrijheid naar je patiënten toe, jullie zogenaamde externe gastvrijheid. Maar heb je ooit stilgestaan bij het belang van de gastvrijheid binnen je team? Stel je wel eens de vraag hoe welkom iedereen zich voelt en hoe gastvrij de collega’s voor elkaar zijn?
De antwoorden op die vragen vormen een graadmeter voor jullie interne gastvrijheid. In dit artikel lees je wat interne gastvrijheid is en waarom het essentieel is voor een goed functionerende tandartspraktijk. Met de focus op de cruciale rol die zowel praktijkhouder als praktijkmanager spelen in dit belangrijke proces.
Wat is interne gastvrijheid?
Interne gastvrijheid gaat over hoe je binnen je team met elkaar omgaat. Het gaat om wederzijds respect, open communicatie, en een ondersteunende werkomgeving. In een praktijk waar interne gastvrijheid hoog in het vaandel staat, voelen teamleden zich gezien, gehoord en gewaardeerd. Dat stimuleert de motivatie, zorgt voor een positieve werksfeer en bevordert de kwaliteit van de zorg die jullie leveren.
Waarom is interne gastvrijheid belangrijk?
Een tandartspraktijk is een dynamische omgeving waar samenwerking cruciaal is. Van de receptionist tot de tandarts, van de mondhygiënist tot de omloopassistent en van de stoelassistent tot de praktijkmanager, iedereen speelt een belangrijke rol. Wanneer teamleden goed met elkaar samenwerken en zich ondersteund voelen, versterkt dit niet alleen de onderlinge sfeer maar ook de efficiëntie en het niveau van dienstverlening.
Patiënten zijn over het algemeen erg gevoelig voor de sfeer in de praktijk. Interne gastvrijheid vertaalt zich dan ook vaak naar een goede patiëntervaring en een positieve (externe) gastvrijheidsbeleving.
Wat levert interne gastvrijheid op?
- Prettige communicatie: open en eerlijke communicatie vermindert misverstanden en zorgt ervoor dat problemen snel en efficiënt worden opgelost.
- Sterke motivatie: teamleden die zich gewaardeerd en ondersteund voelen, zijn meer gemotiveerd en betrokken bij hun werk.
- Minder stress: een ondersteunende werkomgeving vermindert stress. En dat leidt tot een hogere werktevredenheid en minder ziekteverzuim.
- Positieve patiëntervaring: wanneer het team goed functioneert, merken patiënten dit. Dat zorgt voor een sfeer waarin patiënten zich veilig en welkom voelen.
Hoe ‘doe’ je interne gastvrijheid in de praktijk?
Interne gastvrijheid is ook: samen werken aan samenwerken. En samenwerken begint met het begrijpen van elkaars rollen en verantwoordelijkheden. In haar boek Gastvrij Leiderschap beschrijft Laura de la Mar de volgende 5 punten als basisvoorwaarden voor interne gastvrijheid:
- Er is oprechte persoonlijke aandacht voor elkaar: je voelt je gezien, gehoord, begrepen en gewaardeerd als collega.
- Inclusie: je voelt je veilig om jezelf te zijn en je mening te uiten. Ieders stem telt.
- Iedereen draagt bij aan positiviteit en is medeverantwoordelijk voor de sfeer in de praktijk.
- Er is ruimte voor ontwikkeling. Zowel het team als individuele collega’s streven ernaar te blijven groeien en verbeteren.
- In het team is een opbouwende aanspreekcultuur. Complimenten en fouten worden gedeeld en besproken. Je praat niet over elkaar, maar met elkaar.
Hoe vergroot je jullie interne gastvrijheid?
- Regelmatig teamoverleg: bespreek de voortgang, vier successen en pak problemen aan. Varieer de overleggen zodat het steeds voor alle deelnemers relevant en interessant is. Denk aan een dagstart, weekbespreking, teamoverleg-per-functie of werkoverleg met het gehele team.
-
Alle communicatiekanalen open: iedereen voelt zich vrij om ideeën, zorgen en feedback te delen en weet waar hij/zij dat kan doen. Via de ‘formele’ kanalen. En, minstens zo belangrijk, via informele kanalen zoals een praatje bij de koffiemachine.
-
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: iedereen weet wat van haar of hem verwacht wordt en wat zij/hij van collega’s kan verwachten. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat taken efficient worden uitgevoerd.
-
Ondersteuning en training: mogelijkheden voor training en professionele ontwikkeling helpen teamleden om hun vaardigheden te verbeteren en zich gewaardeerd te voelen.
-
Een positieve werkcultuur: in een cultuur waarin positiviteit en wederzijds respect centraal staan, floreert de interne gastvrijheid. Die cultuur ontstaat door successen te vieren, elkaar te ondersteunen en conflicten op een constructieve manier aan te pakken.
Wie is verantwoordelijk voor de interne gastvrijheid?
Iedereen in het team is medeverantwoordelijk voor de interne gastvrijheid. Praktijkhouder en praktijkmanager spelen daarbij een sleutelrol. Hoe zij met elkaar omgaan, dat straalt af op het gehele team. Het is een voorbeeld en blauwdruk voor de omgangsregels binnen het team.
Manieren om de sleutelrol te pakken zijn:
- Leiderschap tonen: met jouw voorbeeldgedrag laat je zien hoe interne gastvrijheid eruitziet. Dit betekent respectvol en empathisch omgaan met alle teamleden, de tijd nemen voor iedereen en open en eerlijke communicatie. En toegankelijk zijn.
- Teamgeest bevorderen: activeer teamactiviteiten, zoals teambuildingsoefeningen of sociale evenementen buiten werktijd. Daarmee versterk je de band tussen teamleden en een creëer je een gevoel van saamhorigheid.
- Problemen aanpakken: wanneer er conflicten of problemen binnen het team ontstaan, is het aan jou om deze snel en effectief aan te pakken. Met bemiddeling, open gesprekken en hulp bij het zoeken naar oplossingen.
- Ontwikkelingsmogelijkheden bieden: stimuleer je teamleden en bied training en professionele ontwikkeling aan. Denk daarbij ook aan het organiseren van interne trainingen, medewerkers kunnen veel van elkaar leren.
- Feedback verzamelen: vraag om feedback over je eigen rol; wat doe je goed, wat kan (nog) beter? Daarmee stimuleer je je collega’s om ook elkaar feedback te vragen en te geven. En begin met het geven van gerichte complimenten.
En wat nog meer?
Als je een gastvrije cultuur wilt ontwikkelen, zorg dan dat gastvrijheid, zowel intern als extern, een vast punt op jouw en jullie agenda is. Introduceer het thema vanaf het allereerste contact: in de vacaturetekst en het sollicitatiegesprek. Maak (interne) gastvrijheid onderdeel van jullie inwerkprogramma. Zet het op de agenda van alle jaargesprekken. En, het allerbelangrijkste, zorg ook goed voor jezelf, voor jouw innerlijke gastvrijheid. Als jij met plezier naar je werk gaat, energie krijgt van je werk en op tijd je rust pakt, dan ben je ook daarmee een belangrijk voorbeeld voor je teamleden.
Pauline Sterenborg (PBS Advies) is tandarts, expert gastvrije zorg en docent bij Dental Best Practice. Als trainer, adviseur en spreker begeleidt zij praktijken bij het ontwikkelen van een gastvrije(re) werkomgeving. www.pbs-advies.nl